A社とB社で選考日程がかぶるなど、就活においてときに選考を辞退せざるを得ない場合もあります。しかし、
「選考辞退は電話でなく、メールでも大丈夫なのだろうか？」
「選考辞退のメールを送る場合、どのように書くのがよいのだろうか？」
そんな不安や疑問をお持ちの方々も多いことでしょう。
企業も選考に対し、多くの時間や労力を費やしているため、辞退する場合でも丁寧な連絡を心がけたいものです。
そこで当記事では、就活の選考辞退はメールだと失礼なのか？正しい連絡方法を解説します。
就活の選考辞退は必ず連絡する
就活の選考辞退を連絡するのは気が重いかもしれませんが、何も連絡もなく選考を辞退してしまうのはビジネスマナーに反し、企業にも大変迷惑がかかってしまいます。
「もうこの先応募はしないから、何も連絡しなくても大丈夫だろう」と思うかもしれませんが、はたして本当に大丈夫なのでしょうか？
他の会社に入社できたとしても、その会社の取引先が選考辞退の会社だったということも、起こり得ないわけではありません。
入社後、気まずい雰囲気になり、業務に支障をきたす可能性もあるため、選考辞退の場合は必ず連絡しましょう。
企業は選考辞退に対し、どのように思っているのか？
仕方がない
就活生が複数社に応募し、例えば面接日時がかぶるなどでの選考辞退は、企業側も想定しているため、「仕方がない」と考えています。
しかし、就活生側は「せっかく選考の場を与えてもらったのに申し訳ない」「連絡をすると引き止められたり、怒られたりするのではないか」と考えがちですが、必要以上に心配しないようにしましょう。
早めに連絡してほしい
連絡を躊躇し、余計なことを考えているより、企業側は「選考辞退であるなら早めに連絡がほしい」と考えています。
採用枠の調整が必要だから
企業はその年の採用予定人数を設定しており、選考辞退者が現れた場合は、採用枠の調整が必要になります。
選考辞退の連絡が遅れてしまうと、採用計画そのものや、配属予定の事業計画まで影響が及ぶ場合もあるため、選考辞退の意志が固まった段階でなるべく早めに連絡しましょう。
面接官のスケジュールにムダが生じてしまう。
例えば選考当日に辞退の連絡をした場合、どのようなことが起こるでしょうか？
2次面接よりも先の場合、現場の従業員が面接官になる場合もあり、中には支社・支店所属の従業員が面接会場である本社へ移動し、面接時間まで待機していることもあります。
選考当日の連絡や無断欠席の場合、このように面接官である従業員の時間が無駄になってしまいます。
選考辞退そのものは仕方のないことなので、連絡は早めを心がけ、遅くとも前日には企業へ連絡するようにしましょう。
なるべく選考辞退を避けたい
最終選考へ進むにつれ、企業側に採用したい意思はあります。
選考辞退は仕方ないと考える一方で、もし選考辞退を考えなおせるなら考えなおしてもらいたいとも考えています。
そのため、別日の提示や他社の選考状況等を詳しく確認されるかもしれません。
選考辞退の意思が固いのであれば、理由を明確にしてしっかり伝えた方がよいでしょう。
就活の選考辞退はメールでもいいのか？
選考1週間前に辞退する場合
選考辞退の連絡をメールで行うこと自体は失礼ではありません。
メールは文章として記録に残るため、電話のような言った言わないが起こりづらい点で有効な手段といえます。
また、採用担当者の電話応対に余計な手間を取らせないという点でもメールはおすすめです。
ただし、採用担当者が数日間出張していたり、他のメールに埋もれて見落としたりする危険があるということは頭に入れておきましょう。
あくまで目安ですが、選考日より1週間以上時間がある場合はメール連絡でもOKです。
しかし、採用担当者からの返信がない場合はメールを再送信するのではなく、電話で直接伝えた方がよいでしょう。
そして、採用担当者が確認していない、またはメール自体が届いていないようであれば、選考辞退の意思を伝えましょう。
選考辞退が選考日の前日ないし当日の場合は電話で連絡する
選考辞退が選考日の前日ないし当日の場合は、メール連絡ではなく、必ず電話で伝えましょう。
選考日の前日や当日は、採用担当者も選考の準備でバタバタしており、メールを送ったとしても読めない可能性もあります。
また、選考日ギリギリになると、面接順や面接官へのスケジュール調整も大変なため、お詫びの言葉も添えて電話で連絡するのがマナーとなります。
電話やメールでの選考の断り方
電話
電話の場合、採用担当者と直接話すことになるため、選考辞退の旨を伝えると、その理由を聞かれることがよくあります。
一般的に選考辞退の理由としては、以下のようなことが挙げられます。
一次面接よりも前
・他社の選考日と予定がかぶってしまった
・ホームページなどで事業内容等を知るにつれ、自分が希望するものと異なると感じた
・他社で内定をもらったから
一次面接よりも後
・職務内容や条件が自分が求めるものと違うから
・会社の雰囲気が自分には合わないと感じたから
・他社で内定をもらったから
などとなります。
メール
メールの場合は「選考を辞退する」という連絡がまず重要となるため、理由は電話のように明確に伝える必要はないでしょう。
「一身上の都合により」などでも失礼はありません。
ただし、採用担当者から返信がなく、メールの確認のために電話し、選考辞退の理由を問われた場合は、明確に答える必要はあるでしょう。
選考辞退メールを送る際のポイント
件名
件名には用件（この場合は選考辞退の旨）と大学・学部・学科・氏名を明記しましょう。
採用担当者には、選考シーズンは特に1日に数多くのメールが届きます。
「選考辞退」という用件や大学・学部・学科・氏名がないメールは、他のメールに埋もれてしまう可能性があります。
選考辞退の連絡がきちんと採用担当者に伝わっていないと、大きなトラブルになってしまう危険もあるため注意しましょう。
辞退する選考日を本文に明記する
採用担当者は就活生による選考辞退が起きた場合、選考日の日程を再調整しなくてはなりません。
大学・学部・学科・氏名が書かれていれば、いつ選考がある就活生かは採用担当者もわかりますが、調べる手間を省くためにも辞退する選考日を明記するなど、十分配慮した文章を心がけましょう。
本文はわかりやすく簡潔に
メールはダラダラと書いてしまうと採用担当者にストレスを与えてしまいます。
選考辞退の旨をわかりやすく簡潔にまとめて書くようにしましょう。
選考辞退メールの例文
件名：選考辞退のお詫び（〇〇大学〇〇学部〇〇学科 氏名）
株式会社〇〇〇〇
総務部 人事課 採用ご担当者〇〇様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇（氏名）です。
先日は、□次面接のご案内をいただき、 誠にありがとうございました。
この度、一身上の都合により〇月〇日〇時に予定していた面接を
辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
お忙しい中、貴重な時間を割いていただいたにもかかわらず、
このようなお返事となってしまい大変申し訳ございません。
お手数をおかけして申し訳ありませんが、ご了承の程よろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。
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〇〇大学〇〇学部
氏名（シメイ）
メール：〇〇〇〇@〇〇.ne.jp
電話番号：000-0000-0000
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まとめ
企業は就活生が複数社に応募していることは把握しており、選考辞退者が現れることもある程度は想定しています。
しかし、選考辞退があると、採用担当者は日程や面接官の予定を調整する必要があるため、選考辞退の意思が固まった時点でできる限り早めに連絡しましょう。
選考日より1週間以上前であればメール連絡でも失礼はありませんが、採用担当者から返信がない場合は電話で確認し、選考辞退の理由も伝えましょう。 また、選考日前日ないし当日の場合はメールではなく、電話で直接採用担当者に連絡しましょう。
