就活準備の際、業界・企業研究はとても重要な作業です。
そして業界・企業研究の方法の一つとして、インターン参加が挙げられます。しかし、
「もし、インターンをキャンセルする場合、どのような理由を伝えればよいのだろうか？」
「インターンをキャンセルしたら、その後の選考試験に影響は出るのだろうか？」
そんな不安や疑問をお持ちの方も多いことでしょう。
就活時期は予定が混みあうものであり、インターンのキャンセルも仕方のないこともあるでしょう。
そこで当記事では、よくあるインターンのキャンセル理由や、キャンセルをした場合、選考に影響は出るかなどを解説します。
インターンのキャンセルは可能なのか？
就活中は、例えば
・企業説明会
・業界・企業研究
・履歴書やエントリーシートなどの応募書類作成
・筆記試験対策
・面接対策
など、やらなくてはならないことがたくさんあります。
また、それに加えて学生であるため、当然、授業やゼミなどもあります。
そのため、本来はインターンに参加する意思があったとしても、他の予定が入ってしまったり、他社のインターンとスケジュールが重なってしまうこともあります。
さらに、忙しい毎日で体調を崩してしまうなど、予期せぬことも起こるかもしれません。
そのため、インターンのキャンセル自体は特に問題はありません。
インターンをキャンセルする場合は必ず連絡する
インターン参加をキャンセルする場合は、必ず採用担当者に連絡しましょう。
無断欠席は厳禁です。
企業側もインターンのために、会場設営を行ったり、当日参加予定者の人数分の書類を作成したり、席も確保してくれています。
そのため、キャンセルする場合はキャンセルすることへのお詫びと、準備を進めてくれたことへの感謝の言葉を必ず採用担当者に伝えましょう。
インターンのキャンセル連絡のタイミング
インターン当日は、採用担当者も準備で朝からバタバタしています。
当日、体調を崩してしまい、連絡するのは仕方ありませんが、その他の理由で数日前からキャンセルするのが決まっていた場合は、決まった時点で早めに連絡しましょう。
「採用担当者に怒られるのではないだろうか？」「どのように伝えればよいのかわからない」と気が引けるかもしれませんが、採用担当者に失礼な印象を与えてしまうと、その後の選考にも影響を与えてしまう場合もあるため注意しましょう。
インターンのキャンセルは、その後の選考に影響が出る？
企業側も就活生が様々な予定があり、忙しいことはよく把握しています。
そのため、インターンをキャンセルすること自体は、選考に影響が出ることはありません。
インターンは主に
・短期インターン（企業説明会や業界セミナーが中心で、約2日～1週間程度）
・中期インターン（グループワークやディスカッション、プレゼンテーションが中心で、1週間～1ヶ月程度）
・長期インターン（実務経験、就業が中心で1ヶ月～1年程度）
の3種類に分かれていますが、特に中期以上になると、個々の就活生に体験してもらうことが予め予定されていたり、選考の意味合いも兼ねて進められることもあるため、キャンセル理由と連絡のタイミングに問題がある場合は、その後の選考にも影響が出てしまうこともあります。
自己都合ばかりを考えてキャンセルするのではなく、採用担当者や企業側の立場もよく理解した上で、相手に失礼がないようキャンセルすることが重要になります。
インターンをキャンセルする際の連絡方法
諸事情により、インターンのキャンセルが確定した時点で、できるだけ迅速に採用担当者へ連絡しましょう。
連絡方法は電話かメールが一般的ですが、どちらが適切かはそのときの状況にもよります。
電話の場合
インターンの開催までに時間がない場合、または体調不良など、急な理由によりキャンセルしなくてはならなくなった場合は電話で連絡しましょう。
このような状況でメール連絡をしても、採用担当者がメールを読めない、もしくは他のメールに紛れてしまってメールに気づかない場合もあるからです。
また、インターン開催の何日も前にメールでキャンセル連絡をしても、その後の返信がない場合、採用担当者が気づいていない場合もあるため、念のため電話連絡をしておいた方がよいでしょう。
なお、電話連絡をする場合、緊急な場合以外は始業・終業時間やお昼の休憩時間は連絡するのを控えるのがマナーになります。
メールの場合
インターン開催日まで数週間あるような場合、キャンセル連絡はメールでもよいでしょう。
メールは相手が都合の良い時間帯に確認できる利点はありますが、早朝や深夜に連絡をするのはメールでもNGです。
生活習慣を疑われ、マイナス印象につながってしまうため、メール連絡はインターン企業の営業時間内に行うようにしましょう。
ただし、メールは
・トラブルにより送信されていなかった
・迷惑メールフォルダに入ってしまった
・他のメールに紛れてしまった
などにより、採用担当者が気づかない場合もあります。
前述のように、数週間前にメール連絡したにもかかわらず、返信がなかった場合は、念のため採用担当者へ電話連絡をした方がよいでしょう。
よくあるインターンのキャンセル理由
体調不良
就活生は学業と就活が重なり忙しくなるため、体調も崩しやすくなります。
最近では企業も社員や就活生の体調を優先してくれるところも増えたため、このような場合は無理せず休んだ方がよいでしょう。
また、体調不良が感染症による場合もあります。
このようなときに無理して参加してしまえば、他の参加者や企業の従業員にもうつしかねないため、体調が優れない場合は休むようにしましょう。
他社から内定をもらった
他社から内定をもらい、実際にその企業への入社の意思が固まっている場合、インターンには行く意味がなくなるため、キャンセルせざるを得ないでしょう。
インターン企業側も、このような場合は深く追求しないのが一般的です。
他社の選考やインターンと重なった
就活生は複数社に採用試験の応募をしたり、インターンに参加するものなので、スケジュールのかぶりは仕方のないこともあります。
しかし、この理由をストレートに企業へ伝えても、管理能力や注意力の低さを伝えることになってしまいます。
インターン応募の際は他社のスケジュールもよく確認するようにしましょう。
日程を間違えた
忙しい就活生にはよく起こりがちですが、社会人となってからこのようなミスがあると、仕事によっては致命的になってしまうこともあります。
手帳でもスマホでもかまわないので、スケジュール管理はしっかり行うのが基本となります。
寝坊
大学生は社会人に比べ、生活が不規則になりがちです。
また、就活生ともなると、筆記試験対策や面接対策、応募書類作成と毎日が忙しくなり、深夜まで起きていることも連日続いてしまうかもしれません。
しかし、インターン前日などは寝坊に注意し、十分睡眠をとるよう心がけましょう。
大学の試験と重なった
就活生の本業は大学生であり、学業が優先であるため仕方ないことですが、大学の試験日程はかなり前からわかることです。
インターン応募の際は、他社のスケジュールや大学のスケジュールも照らし合わせながらよく確認するようにしましょう。
身内の不幸
実際に身内に不幸があった場合は、その旨を丁寧に伝え、インターン準備の御礼とキャンセルすることへのお詫びをきちんと伝えましょう。
ただし、アルバイトの欠席など、「身内の不幸」はキャンセルの定番として見られてしまうこともあるため、誤解のないように説明する必要があります。
まとめ
就活生は応募書類の作成や企業研究、面接対策、筆記試験対策など、やるべきことがたくさんあります。
また、それに加え本業の学業もあるため、企業側も忙しいことは十分把握しています。
そのため、インターンをキャンセルすること自体は特に問題はありません。
また、基本的にその後の選考に影響が出ることもないでしょう。
ただし、当日の体調不良などを除き、キャンセル連絡のタイミングが開催日直前や当日になってしまったり、「他のスケジュールと重なった」など、事前に確認がされていれば避けられた理由でキャンセルしてしまうと、企業側にマイナス印象を与え、その後の選考に影響が出る場合もあります。
