インターンシップに参加した後に企業へお礼状を書く際、何を書けばよいのか迷う就活生も多くいることでしょう。
また、「そもそもお礼状を書く必要はあるのか」という点で悩む方もいると思います。
結論、お礼状は書くべきであり、お礼状の中で書くべき内容も概ね決まっています。
ここでは、お礼状を書いたほうが良い理由と、お礼状で書くべき内容について解説していきます。
お礼状の例文も最後に紹介していますので、併せて確認し、担当者の方に好感を持ってもらえるお礼状を作成できるようになりましょう。
お礼状を書くべき理由
選考直結型のインターンシップも中にはありますが、基本的には、インターンシップは選考とは切り離されて実施されています。
そのため、「選考に影響がないのであれば、わざわざ時間をかけてお礼状を作成しなくても良いのでは」と考える就活生も一定数いると思います。
しかし、インターンシップ実施にあたり、企業の担当者は多くの労力を割いてくれています。
貴重な時間を自分たちのために割いてくれたことに対して、きちんとお礼の気持ちを述べることが礼儀だと言えるでしょう。
インターンシップ終了後、その場で担当者の方へ口頭でお礼の言葉を述べたのであれば、必ずしもお礼状の作成が必要なわけではありませんが、そのような場合であっても、作成しておいた方が無難だと言えます。
その企業で将来働きたいと思ったのであれば、担当者の方は将来あなたの同僚になるかもしれません。
また別の会社に就職したとしても、仕事を通じて再び関わりを持つ可能性もあります。
相手に好感を持たれる立ち振る舞いを常に意識しておくことは、社会人として仕事を進めるうえで重要なポイントとなるのです。
お礼状は手書きで作るべきか
お礼状を作る際、手書きで作るか、それともメールで済ませるかで迷うかもしれません。
手書きで作ることもOKですが、基本的にはメールで済ませてしまっても問題ありません。
手書きで作成すると郵送に際して手間も時間もかかる一方、メールであれば、素早くお礼の気持ちを伝えることができます。
重要なのは感謝の気持ちをきちんと伝えることであり、手間と時間は出来る限り簡略化し、その分企業研究や自己分析に時間を費やすのが賢明だと言えるでしょう。
もちろん「手書きの方が自分の気持ちをしっかりと伝えることができる」と思い、手書きで作成すること自体は、全く問題ありません。
就職活動では様々なことを同時並行で進めていく必要があります。
自身の置かれている状況を踏まえ、その上で手書き、メールどちらで送るか判断するようにしましょう。
お礼状で書くべき内容
ここでは、実際にお礼状を作成する際に最低限書くべき内容を３つ、解説していきます。
自己紹介
まずはお礼状の文頭で自己紹介をするようにしましょう。
インターンシップへの参加者数が多ければ多いほど、一人一人の学生に対する担当者の記憶が曖昧になっている可能性があります。
もし班分け等をされていたのであれば、「Ａ班で参加させていただいた〇〇です」と記載するなど、自分のことをしっかりと認識してもらえるように書くのが良いでしょう。
お礼
自己紹介の後には、インターンシップに参加させていただいたことへの感謝の気持ちを書くようにしましょう。
上述の通り、担当者の方はインターンシップの実施に向け、多くの労力を割いてくれています。
貴重な経験をさせていただいたことに対して、しっかりと感謝の気持ちを述べることが重要です。
印象に残ったプログラムやインターンを通して学んだこと
お礼状の中で、印象に残ったプログラムや、インターンを通じて学んだことについても触れるようにしましょう。
担当者は、就活生がインターンシップにどの程度満足したのか、満足できなかったのであれば、どの点を改善すべきなのかを知りたいと思っています。
お礼状の中でインターンシップに対する感想を述べることは、担当者にとっても有難いことなのです。
お礼状作成における３つのポイント
ここからは、お礼状を実際に作成していくにあたり、押さえておくべきポイントを３点紹介していきます。
率直かつ具体的な感想を盛り込む
お礼状で印象に残ったプログラムやインターンで学んだことを書く際、素直な気持ちを正直に書くようにしましょう。
上述の通り、担当者は今後に向けた改善点等を炙り出し、次回につなげたいと考えています。
もし「あのプログラムはイマイチだったな」というものがあったのであれば、その点について言及するのも良いでしょう。
ただし、単なる批判に終始してしまうのは、担当者の心象を悪くしてしまう恐れがあるのでNGです。
どのような点がイマイチだったのかを理路整然と記載し、それに対する改善案まで提案するのが良いでしょう。
インターン終了後すぐに出す
お礼状はインターンが終了した後、あまり時間を置かずに送るようにしましょう。
インターンシップが終了し、少しゆっくりしたいという気持ちもあると思いますし、それとは別にエントリーシート対策など、やらなければならないことも多々あると思います。
しかし、あまり時間が空いてしまうと、担当者の方も学生に対する記憶が曖昧になり、せっかくお礼状を送っても、ちゃんと認識してもらえない可能性があるのです。
当日中でなければならないわけではありませんが、遅くとも翌日、翌々日までにはお礼状を送るのが無難だと言えるでしょう。
言葉遣いに気を付ける
お礼状の中の敬語表現など、言葉遣いには気を付けるようにしましょう。
正しい敬語を使うことはビジネスマナーの一つです。
誤った使い方をしてしまったことで、「敬語を正しく使うことができないのか」と思わぬところでマイナスの評価を受けてしまう可能性があります。
またプログラムの感想を書く際、上述の通りプログラムの改善案を書くこと自体は問題ありませんが、上から目線だと思われないよう、書き方には注意が必要です。
言葉遣いを少し間違えるだけで、大きな誤解を招く恐れがあります。そのようなことの無いよう、提出前に一度読み返し、言葉遣いに違和感が無いか必ず確認するようにしましょう。
お礼状の例文
最後に、お礼状の例文を紹介します。ここまでのポイントを頭の中で反芻しながら、例文を確認してみましょう。
〇〇株式会社
〇〇課 〇〇様
いつもお世話になっております。
□□大学□□学部□年の□□と申します。
x/x～y/yの期間でインターンシップに参加させていただき、
そのお礼をお伝えしたく、ご連絡をさせていただきました。
この度はお忙しい中貴重な時間を設けていただき、誠にありがとうございました。
これまで漠然と△△業界に興味・関心を持ち、就職活動を進めていたのですが、
貴社のインターンシップに参加させていただき、実際の仕事内容に触れる中で、
△△業界で働くことについて、より明確にイメージすることができ、これまで以上に△△
業界で働きたいという気持ちが強いものとなりました。
またインターンを通じて、若手社員も臆することなくどんどんアイデアを発言できる貴社の風通しの良さを実感し、貴社の一員となって働きたいという気持ちがより一層強いものになりました。
今回のインターンシップで学んだことを生かし、これからの就職活動に注力していければ と考えています。
この度は本当にお世話になりました。
心より感謝申し上げます。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
□□大学□□学部□年
□□
まとめ
ここまで、インターンシップにおけるお礼状の書き方を解説してきました。
たしかにお礼状自体は、選考に直接影響するものではありませんが、その内容によって相手に与える印象は大きく変わってきます。
今後社会人として働く中で、様々な局面で同じようにお礼状を作成する機会があることでしょう。
そのような際に、好感を持たれるお礼状を作成することができるよう、この機会にお礼状におけるポイントをしっかりと自分のものにしておくようにしましょう。
