【体調不良や他社内定など】面接の当日はキャンセルできる？伝え方の例文を紹介

就職活動を通して企業に入社する為に面接は欠かせませんが、面接を控えた当日にキャンセルをしたい場合やしなければいけない場合があるでしょう。しかし、一般的に面接を当日にキャンセルするというのは、印象が良くありません。

今回は、そもそも面接は当日にキャンセルができるのかを踏まえ、キャンセルする際の企業への伝え方や当日キャンセルがやむを得ないケースについて詳しく紹介します。

就職活動を行う就活生の方は、ぜひ参考にしてみてください。

面接は当日にキャンセル可能？

「そもそも面接って当日にキャンセルできるの？」と思う方もいるでしょう。

結論から言うと、面接の当日キャンセルは可能です。しかし、いかに何かしらの理由があろうと、結果的にドタキャンになってしまい、企業からの印象が良くないことに違いありません。

中には「風邪や体調不良であれば仕方が無い」と考える方もいるでしょうが、むしろ体調管理ができないという点でマイナスな印象がついてしまう可能性もあります。そのため、どんな理由があっても、面接を当日にキャンセルするというのは避けるべきでしょう。

面接当日にキャンセルする際の企業への伝え方とは

万が一面接の当日にキャンセルをしたい、せざるを得ない場合には、モラルとして適切な伝え方をしなければいけません。

今後社会人として働くにおいて、モラルや基本的なビジネスマナーがなければ社内の同僚だけでなく、取引先など社外からの印象も悪くなってしまいます。そのため、面接当日にキャンセルをする場合は、以下のようなことに気を付けましょう。

まずは電話をする

当日に面接をキャンセルする際は、まず電話で連絡をしましょう。

企業の採用担当者もさまざまな業務に追われており、メールを送っておいても気づかないケースや離席中、時間休を取っている可能性もあります。

こちらからどんなに連絡をしていても、相手が気づいていなければ無断欠席と同じ扱いです。そのため、連絡は電話で行いましょう。

謝罪をする

電話が繋がったら、まずは当日の急な連絡になってしまうことを謝罪しましょう。

面接は企業側が貴重な時間を割いて、わざわざスケジュールを調整してもらったには変わりません。そのため、たとえどんな理由があろうと、謝罪の言葉を伝えましょう。

キャンセルの理由を伝える

特に日程の再調整をしたい場合は、当日キャンセルをする理由を伝えるべきです。

企業側からすれば「諸事情によりキャンセルしたい」とだけ伝えられても、納得しきれない部分があるでしょう。

他の企業への入社を決める場合やキャンセルする企業の面接をその後受ける予定がない場合は、諸事情によりという伝え方で問題ないかもしれません。しかし、別日で日程調整をしたい場合はしっかりとキャンセルをする理由を伝え、納得してもらいましょう。

別日で調整可能か確認する

面接当日にキャンセルをしたとしても、基本的に別日で調整できる企業が多いです。しかし、中には1度当日に面接をキャンセルをした場合、別日で日程調整ができない企業もあるため、注意しましょう。

もし別日で日程調整が可能な場合は、自分の面接可能日を複数伝えることをおすすめします。

再調整ができたらお礼を伝える

企業側が忙しい中作ってくれた面接の機会を1度潰してしまったにもかかわらず、再度日程調整ができたら、必ずお礼を伝えましょう。

日程調整をしてお礼を言わないままだと、採用担当者から「常識が無い人」という認識をされ、選考の通過率に大きく影響しかねません。

改めて謝罪をする

当日キャンセルの旨を伝え再度の日程調整ができたら、電話の最後に改めて謝罪をしましょう。

電話の冒頭に謝るだけで終わってしまうのか、最後に改めて謝罪をするのかでは、相手に与える印象が大きく異なります。次の面接の機会をもらえたとしても、面接の時までに採用担当者からの印象が悪いままだと、選考を通過できない可能性が高くなってしまうでしょう。

そのため、キャンセルの仕方には細心の注意を払わなければいけません。

担当者に繋がらなかったら伝達を依頼する

万が一当日キャンセルの電話をした時に、採用担当者が離席や会議中で電話に出れないこともあります。

要件を伝えずに電話を終えてしまうと、面接の時間までに担当者へキャンセルの旨を伝えられないという事態になりかねません。

そのため、たとえ担当者への電話が繋がらなくても、電話口の方に面接キャンセルの旨を伝えましょう。電話口の方にキャンセルを伝える時は、以下のような伝え方をしてみてください。

＜例文＞

「本日〇時から面接のお約束をしていた〇〇と申します。大変恐縮ですが、諸事情により本日の面接をキャンセルさせていただきたく、お電話いたしました。お手数ですが、採用担当の〇〇様へキャンセルの旨をお伝えいただきたいのですが、よろしいでしょうか。」

上記のように、採用担当者へ伝達を依頼する方の手間を取らせてしまうため、電話口の方への労いの言葉も添えておきましょう。

電話が終わったらメールも入れておく

電話で採用担当の方への伝達を頼んだとしても、電話口の方と採用担当者が絶対に会えるとは限らず、同じ社内にいたとしても離席や会議、休憩時間が被らずに伝達しきれないケースもあります。

そのため、電話で伝達を伝えて終わりではなく、念のため採用担当者に改めて謝罪のメールを送りましょう。

電話後のメールを送る際は、以下のような文言を参考にしてみてください。

上記のように、あくまで伝達は伝えていることと改めての謝罪の旨を記載しておきましょう。

面接の当日キャンセルでやむを得ない理由

面接の当日キャンセルがNGとはいえ、やむを得ないケースもあるでしょう。

主なケースは以下のようなことが挙げられます。

体調不良

発熱などの体調不良の状態で無理をして来社した場合、相手方に熱が移ってしまい、かえって迷惑をかけてしまう恐れがあります。

朝起きて体調不良の場合は、すぐに企業へ連絡をしましょう。

身内の不幸

身内に不幸があった場合も、企業側に理解をしてもらいやすいケースです。

むしろ身内に不幸があった場合でも面接のキャンセルに対して良く思わない企業は、あまりおすすめできないかもしれません。

移動中のトラブル

面接に向かっている道中で、転倒や事故にあうなどのトラブルが起こる可能性もあります。事故にあって病院に行かず、後から怪我をしていたことに気づいた場合、手遅れになりかねません。

そのため、何かしらのトラブルが起こった場合、すぐに企業へ電話をして事情を説明しましょう。

当日キャンセルは避けて有意義な就職活動をしよう

今回は就職活動における面接を当日にキャンセルするケースについて、詳しく紹介しました。

当日面接は企業に対して悪い印象を与えるため、おすすめできません。しかし、中にはやむを得ないケースもあるため、すぐに企業へ連絡しましょう。

就職活動を通して企業に入社し、社会人として働くにおいて、早急な報連相や相手への気遣いが必要不可欠です。「就活生だから良いだろう」という発想は抜きにして、極力面接の当日キャンセルは避け、有意義な就職活動にしましょう。