【テンプレ付き】インターン参加メールの失礼がない書き方を徹底解説

就職活動において、インターンシップは就活生が企業の職場で業務を体験し、自身が入社した際のイメージを湧かせるために重要な体験です。インターンは就活生が企業を選ぶために行うと思われがちですが、企業側が就活生を選考するためでもあります。

インターンへ参加する際には、就活生と企業の採用担当者がメールでやりとりを行い、参加・不参加の意思確認を行います。企業はメールのやり取り1つでも就活生の良し悪しを判断するため、失礼なメールを送ってしまうと悪影響を与えかねません。

そこで今回は、インターンへ参加する際に企業とのメールのやり取りにおけるマナーを踏まえ、メールの例文について紹介します。

インターンシップのメールを返信する際のマナーとは

メールは社会人として仕事をする際には欠かせないものであり、メールに関するマナーは社会人として基礎的なビジネススキルです。

そのため、企業の採用担当者とインターンシップに関するメールのやり取りをする際には、以下のようなマナーに注意しなければいけません。

来たメールは返信する

企業とメールのやり取りをする際、来たメールに対して漏れなく返信することは基本的なマナーです。

メールが届いたのを確認して返信しない場合、自分ではインターンへの参加意思があっても企業の採用担当者には意思が伝わりません。メールを返信しないままだと、インターンへの参加意思がないとみなされてしまう可能性もあるため、来たメールはすぐに確認するようにしましょう。

全員返信で返す

インターンに関するメールのやり取りをする際は、企業の採用担当者1人とメールを交換します。しかし、企業側の人事部は決して1人ではなく、その他にも数名の人をCCにいれてメールを送信するケースがほとんどです。

企業側が数名をCCに入れていたとしても、返信する就活生が全員返信をしなければ企業側は1人しかメールを受信できません。

万が一メールを受信した1人の担当者が休みやメールに気が付かなかった場合、インターンシップへの参加可否についてのトラブルに繋がりかねないため、必ず全員返信をしましょう。

件名は変えない

メールにおいて件名は、何についてのやり取りをしているのか一目で分かるための目印として重要です。特に企業の採用担当者は、多くの就活生と選考に関するやり取りをしているだけでなく、社内や社外の人ともメールをしています。

そのため、件名を変えたり消したりしてしまうと、何に関するメールなのかが分かりにくくなってしまうため、メールの返信をする際は、件名は変えずに「Re:」の状態で返信しましょう。

24時間以内に返信する

一般的にビジネスシーンにおけるメールの返信は、受信してから半日以内に返信することが理想的ですが、時にはすぐに返信できない状況もあるでしょう。しかし、返信が遅れれば遅れるほど入社の意欲が低いと思われやすいため、最低でも24時間以内には返信することをおすすめします。

極力企業の営業時間帯に返信する

インターンのメールを返信する際は、時間帯も要注意です。

営業時間外に送付しても会社のパソコンに送信されるため、深夜に返信しても採用担当者に直接的に迷惑はかかりません。しかし、一般的なマナーとして、深夜にメールを返信することで常識が無いと思われる可能性があるため、極力企業の営業時間内に返信しましょう。

送信する前に必ずミスが無いか確認する

ビジネスシーンにおいて、メールの送信ミス1つで信頼を失ってしまう可能性があるため、慎重に送信しなければいけません。

送信する前に内容を確認しないことで、入社意欲が低いとみなされる可能性があります。

インターンシップのメールを送る際の基本的な構成とは

企業とメールのやり取りをする際は適切な構成があり、インターンシップのメールを送る際は以下のような構成で返信しましょう。

件名

件名を送る際の注意点は、一目で何についてのメールか分かるように意識しましょう。

企業の採用担当者は自分以外の就活生に加え、社内・社外問わず1日に多くの人とメールを交わしているため、時にはメールが埋もれてしまったり、用件によっては優先順位を付けたりします。

メールを開かずに件名だけでも用件が分かることで、採用担当の方が対応しやすくなります。また、より相手方への配慮をする場合、用件の後ろに自身の大学名や名前を記載しましょう。

用件に加えて名前を記載することで、採用担当側でも誰から返信が来ており、誰から来ていないのかが判断しやすくなります。

そのため、インターンシップに関するメールを送る時は「インターンシップへの参加可否について　〇〇大学　氏名」や「インターンシップへ参加希望のご連絡　〇〇大学　指名」といった件名がおすすめです。

宛先

企業にメールを送る時は必ず宛先を記載しましょう。

企業によってはインターンシップに関するメールを送る際に、採用担当チームで共有しているアドレスを使用したり、個別のメールを使用したりと手法が異なります。たとえ1対1の個別でメールのやり取りをする際でも、ビジネスマナーとして宛先の記載が必要です。

また、企業とメールのやり取りをする際には「様」と「御中」の使い分けに注意しなければいけません。

企業側の特定の担当者にメールを送る際は「株式会社〇〇　人事部　〇〇様」と記載し、人事部全体に対して贈る際は「株式会社〇〇　人事部　御中」といったように送ります。

一般的なビジネスマナーとして「様」と「御中」は併用しないため、注意が必要です。

本文

メールの本文は「あいさつ文」「本題」「締めの言葉」で構成します。

あいさつ文では「お世話になっております」などのあいさつに加えて自分の名前を記載しますが、以下の点に注意しましょう。

上記のように、あいさつ文は送り先との関係によって変化させなければいけません。

本題では、できるだけ用件を簡潔にし、無駄に長く書かないようにしましょう。文章が短いと素っ気なく思われると懸念する人もいるでしょうが、無駄に長く書く方がかえって印象が悪くなってしまいます。

また、主語や述語などの文法に違和感が無いかも注意しましょう。

最後に自分の名前や署名を記載

署名はメールの基本的なビジネスマナーとして付けるのが必須であるため、インターンシップ以外の企業とメールをする際にも必ずつけましょう。

署名で記載すべき内容は自身の「大学名」「氏名」「連絡先」です。

中には住所を記載する人もいますが、個人情報を公開しすぎたくない場合は記載しなくても問題ありません。

署名は毎回記載すると手間になってしまうため、メールの設定機能で自動的に記載されるように設定しておくと良いでしょう。

インターンシップにおけるメールの例

インターンシップ関連のメールは主に「参加を希望する」「参加を辞退する」「参加後のお礼」の3つのパターンです。

それぞれのメールを送る際は以下のような文を参考にしてみてください。

インターンシップへの参加を希望する場合

インターンシップへの参加を辞退する場合

インターンシップが終わってからのお礼を伝える場合

インターンシップでも企業へのアピールを意識しよう

今回は、就職活動におけるインターンシップに関するメールについて紹介しました。

企業の採用担当は、就活生とメールのやり取りをする中で細かなビジネスマナーも選考判断の1つとして見ているため、適切な構成や文面にしなければいけません。

企業の採用担当者にマイナスな印象を与えたくない場合は、メールの細かな部分にもこだわって選考の応募をしましょう。