企業からの面接合格の連絡は、電話や手紙の場合もありますが、メールで送られてくることもあります。しかし、
「面接合格のメール返信は、どのように書けばよいのだろうか？」
「面接合格のメール返信は、どんな点に注意すべきなのだろうか？」
そんな不安や疑問をお持ちの方々も多いことでしょう。
たしかに返信メールも、採用担当者に失礼がないように、しっかりマナーをおさえて送りたいものです。
そこで当記事では、面接合格のメール返信で好印象を与えるポイントを例文付きで解説します。
面接合格のメールは返信すべき
面接に合格し、企業から合格通知メールを受け取った際は、入社する意思の有無に関わらず、返信するのが基本マナーとなります。
返信をしなかったり、遅れて返信してしまうと、「志望度が低いのではないか」と採用担当者に思われてしまうため、受け取った後はできるだけすばやく返信するようにしましょう。
なお、文末に「返信不要」と書いてある場合は、かえって迷惑になってしまうばかりか「メールをきちんと読んでいないのだろうか？」と思われてしまうため、メールを送らないようにしましょう。
面接合格のメールを返信する際に注意すべきこと
できるだけ早めの返信を心がける
面接合格の通知メールは、できるだけ早めの返信を心がけましょう。
次の面接日程を調整するといった旨の内容がメールに記載されている場合は、特に早めに返信しないと採用担当者に迷惑をかけてしまうことになります。
他社の選考日程との兼ね合いで、明確な返事ができない場合でも、いつまでに回答するかを明記して返信はすばやく行ないましょう。
返信が遅れたといっても、できるだけ当日中に返信するのが基本マナーとなります。
返信時間に注意する
前述のように、できるだけ当日中にメールを返信することが基本マナーとはなりますが、「当日中」とはいっても、深夜0時近くではマナー違反といえます。
メールは相手が好きな時間、自由に確認することができますが、ビジネスの場合、相手の営業時間内に送るのが一般的で、深夜に送るのはNGです。
もし、営業時間内に返信するのが不可能な場合は、翌日の始業時間頃に一言返信が遅れたお詫びを添えて送るのがよいでしょう。
件名はそのままで返信する
面接合格のメール返信は、メールを新規作成とせず、通知のあったメールに対してそのまま返信しましょう。（「Re：」と表示されます）
新規作成したメールでは、件名によっては採用担当者に気づいてもらえず、行き違いを生む結果になることもあります。
そのままの件名で送った方が採用担当者もわかりやすいので、注意しましょう。
面接合格のメール本文を削除しない
面接合格のメール本文は削除せずに、そのまま引用して返信しましょう。
面接合格のメール本文を削除してしまうと、採用担当者がどの内容に対しての返信なのかわかりづらくなってしまうことがあるからです。
件名と同様に、メール本文はそのままの状態で削除せずに返信しましょう。
細かいミスをしない
宛先
宛先は正式名称を書くのが基本マナーとなります。
何度かメールのやり取りをすると、宛名を書かずにいきなり本文を書き出してしまう就活生もいるようですが、これは失礼になります。
毎回、返信のたびに宛名を書くのがマナーです。
宛先は株式会社を㈱とは略さず、正式に書きます。
また、前株なのか後株なのかも間違わずに正しく書きましょう。
さらに、採用担当者や役員、社長などに返信メールする際も、役職名は間違えず、正しく書くようにしましょう。
適度な改行を心がける
改行がまったくなく、ズラズラと文章を書いてしまうと採用担当者は読みづらく、ストレスを感じてしまいます。
しかし、やたらと改行されている文章も読みづらく、縦に長くなってしまい読み終わるまで疲れてしまいます。
友人に送るLINEなどでは一文一文の間に必ず改行が二つされている、20字ごとに改行がされているなどもありますが、これではマイナス印象につながってしまいます。
例えば文節のかたまりや、2～3行に一度の改行など、適度な改行を心がけましょう。
敬語やビジネス文章に注意する
面接合格のメール返信では、尊敬語や謙譲語など正しく使って書きましょう。
特にメールは口頭とは違っていつまでも残ってしまうため、注意が必要です。
例えば、
「添付したデータはエントリーシートになります」の「なります」や、「面接日時は〇〇時でいいです」の「いいです」は、正しい言葉として認識している就活生も多いようですが、ビジネスで使用する言葉としては不適切なためNGでしょう。
また、よく話し言葉として「私的には」「一応」を用いる就活生もいますが、こちらもビジネスシーンには適さない言葉であるため、返信メールにも書かないよう注意しましょう。
お礼の気持ちを伝える
面接合格メールの返信では、その面接が最終面接であればもちろん、選考通過のメールであったとしても、採用担当者にお礼や感謝の気持ちを必ず添えて返信するとよいでしょう。
面接合格のメールに返信する場合の例文
日程を承知する場合
株式会社〇〇
総務部 人事課 採用ご担当者 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。
この度は、一次面接合格のお知らせを頂きまして、誠にありがとうございます。
二次面接の機会を頂戴できるとのことで、大変嬉しく思っております。
ご提示いただいた中から、下記の日程で選考に参加させていただきたく思います。
〇月〇日（〇） 〇時～〇時
一層身を引き締めて、今後の選考にのぞむ所存です。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
日程の選択肢をもらった場合は、自分の都合の良い日時を選んで伝えましょう。
しかし、学校の授業や試験、他社の選考試験など、日程がかぶって選択ができない場合は、面接を希望する気持ちと行けない理由をきちんと書き、自分から都合の良い日時を2～3提示しましょう。
面接日程を自分から提示する場合
株式会社〇〇
総務部 人事課 採用ご担当者 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
この度は、一次面接のお知らせを頂きまして、誠にありがとうございます。
二次面接の機会を頂戴できるとのことで、大変嬉しく思っております。
大変恐縮なのですが、大学のゼミの都合上、ご指定の日程で貴社に伺うのが難しい状況です。
誠に勝手なお願いとは存じますが、以下の日程で選考の機会をいただけないでしょうか。
1. 〇月〇日（〇） 〇時～〇時
2. 〇月〇日（〇） 〇時～〇時
3. 〇月〇日（〇） 〇時～〇時
上記の日程でご調整が難しい場合、再度提示させていただきますので、ご連絡を頂ければと思います。
お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い致します。
面接日程を自分から提示する場合は、日時を3つ以上書いて伝えるようにしましょう。
採用担当者は多くの就活生と面接の日程調整を行っているため、この提示でも難しい場合は再提示も応じる旨を書いておくと、丁寧な印象を与えることができます。
まとめ
面接に合格し、企業から合格通知メールを受け取った際は、入社する意思の有無に関わらず、返信するのが基本マナーとなります。
ただし、合格通知メールの文末に「返信不要」と記載されている場合、返信してしまうとかえって迷惑になることもあるため、この場合は返信は必要ありません。
なお、面接合格のメールに返信する場合は、できるだけ当日中にしましょう。
企業の営業時間内での返信が難しい場合は、無理に深夜などに送ることはやめ、翌日の始業時間頃に送るようにしましょう。
また、合格通知メールの件名や本文はそのままにして返信するのが基本マナーです。
返信する際にメールを新規作成したり、本文を削除してしまうと、採用担当者はどの内容に対しての返信かわかりづらくなってしまうため、注意が必要です。 さらに、ビジネスシーンに適した文章を心がけ、誤字脱字はしないよう、よくチェックしてから返信しましょう。
