【例文付き】内々定の辞退メールの正しい返信方法と伝え方のポイントについて解説

就活で企業から内々定をもらっても、本命企業からも内々定通知が来た場合など、辞退しなければいけないこともあります。しかし、

「内々定の辞退メールはどのように書けばよいのだろう？」
「内々定の辞退メールを送る際の注意点には、どのようなことがあるのだろう？」

そんな疑問や不安をお持ちの方も多いことでしょう。

たしかに、せっかく評価されての内々定を辞退するだけに、企業の採用担当者に失礼のないように対応したいものです。

そこで当記事では、内々定のメールの正しい返信方法と伝え方のポイントについて解説します。

そもそも内々定は辞退できるのか？

正式な内定は、学生と企業が「内定承諾書」を通じ労働契約を結んだ時点で法的な拘束力が発生します。

しかし、内々定は自社が求める優秀な人材を他社に取られないように囲い込む一つの口約束にすぎません。

つまり「採用予定があります」といった程度の意味なので、法的な拘束力はありません。

そのため、内々定の辞退はなんら問題はありません。

しかし、内々定を辞退する企業と、今後関わりがないとはいい切れません。

これから社会人になる者として、しっかりマナーを守り、誠実な態度で対応することが求められます。

内々定辞退が可能な期限とは？

経団連の採用基準に合わせ、一般的には10月1日以降に大手企業を中心に各社が内定通知を出します。

つまり、前述のように内定通知後は学生と企業が労働契約を結ぶことになるため、企業も内定者の入社準備を進めます。

このようなタイミングで辞退してしまうのは、企業に対し負担や迷惑をかけてしまうことになるため、内々定辞退の連絡は遅くとも10月1日までには行ないましょう。

内々定辞退を連絡する際の注意点

決意した時点ですぐに連絡する

前述の通り、一般的に企業は10月1日に内定通知を出すため、この解禁日に近づくタイミングで内々定を辞退してしまうと、企業に対し大きな負担をかけてしまうこともあります。

例えば、その辞退によって採用予定人数を割ってしまった場合、企業は再び採用活動を行わなければならなくなりますが、早めの連絡をしていれば、企業も予定人数に達するまで選考を継続できます。

「内々定辞退の連絡は気が引ける」かもしれませんが、相手のことも配慮しながら、内々定辞退を決意した時点ですぐに連絡しましょう。

なるべく電話とメールで伝える

内々定辞退の連絡は、やはり採用担当者へ直接電話で話し、これまでの感謝や謝罪を心を込めて伝えた方がよいでしょう。

ただし、始業前や始業開始直後、昼休みなどの時間帯は避けるのが社会人としてのマナーになります。

また、電話は記録には残らず、時として「言った」「言わない」のトラブルになることもあるため、電話後にメールでも伝えておくと丁寧な対応になります。

辞退の理由は簡潔に正直に伝える

内々定辞退の連絡を行う際、採用担当者によっては理由を聞かれる場合もあります。

嘘の理由を言っても、採用担当者にはバレるものです。

かといって、ダラダラと伝えたのでは相手にストレスを与えてしまいます。

「自分の将来や適性を何度も十分に考え、他社に入社することに決めた」など、簡潔に正直に伝えるようにしましょう。

なお、採用担当者から理由を聞かれなかった場合は、あえて答えなくても問題はないでしょう。

辞退のお詫びと選考の感謝の気持ちを伝える

採用担当者へ内々定辞退の連絡をする際は、まず謝罪の言葉を述べ、それに加えてここまで選考してもらったことや内々定という評価をしてもらったことに感謝の気持ちを伝えましょう。

内々定辞退を電話で伝える場合

前述の通り、内々定辞退の連絡は、まず電話で採用担当者と直接話し、採用にあたっての感謝や辞退に対する謝罪の気持ちをきちんと伝えた方がよいでしょう。

電話の会話例

就活生：お世話になっております。〇〇大学の□□□□と申します。

お忙しいところ恐れ入りますが、採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか。

採用担当者：はい、△△です。

就活生：先日、内々定の通知をいただきました〇〇大学の□□□□です。

このたびは内々定のご連絡をいただきまして、本当にありがとうございます。

実は大変身勝手な申し出なのですが、御社の内々定を辞退したく、ご連絡を差し上げました。

このたびは、貴重なお時間をいただいたにも関わらず、ご迷惑をおかけする結果となり、大変申し訳ございません。

採用担当者：とても残念ですが、承知いたしました。

差し支えなければ、辞退の理由を教えていただけませんか。

就活生：はい。御社の他に受けていた企業があり、そちらからも内々定の通知をいただきました。

大変悩んだのですが、自分の適性や将来行いたいことを慎重に考えまして、そちらの企業への入社を決意いたしました。

本来であれば、直接お詫びに伺うべきところですが、電話でのご連絡になってしまい、申し訳ございません。

採用担当者：承知しました。ご連絡いただきありがとうございました。

就活生：こちらこそ大変ありがとうございました。それでは、失礼いたします。

電話で内々定辞退を連絡する際のポイント

・長い前置きはせずに、結論を先に伝える

・採用担当者に理由を聞かれたら、正直に簡潔に答える

・感謝と謝罪の気持ちをしっかりと伝える

・採用担当者が電話を切ってから、こちらも切る

内々定辞退をメールで伝える場合

電話の後に、メールでも内々定辞退の連絡をしておくと事実の記録になり、かつ、丁寧な印象を与えることができます。

例文

メールで内々定辞退を連絡する際のポイント

・わかりやすく簡潔にまとめ、内々定辞退を伝える

・メールを送る前に、誤字脱字がないか必ずチェックする

・採用担当者へ感謝と謝罪の言葉を伝える

・早朝や深夜にメールは送らず、営業時間内に送る

まとめ

内定とは異なり、内々定は企業と就活生の労働契約といった法的な拘束力はないため、辞退することに問題はありません。

ただし、内々定辞退を連絡する際は、一般的に内定通知が解禁となる10月1日までには行うようにしましょう。

内々定辞退は、決意した段階ですぐに採用担当者へ連絡し、まずは電話、その後にメールで伝えるようにしましょう。

また、辞退の理由はダラダラと述べるのではなく、簡潔に正直に伝えることがポイントとなります。

そして採用担当者へは、選考に多くの時間を割いてくれたことや内々定の評価をしていただいたことへの感謝と、内々定辞退の謝罪の気持ちを伝えましょう。