内定お礼状における封筒・便箋の書き方は？適切な色やサイズも紹介

企業より内定通知をもらったら、すぐに出したいのがお礼状です。しかし、

「封筒はどのようなものを選べばよいのかわからない」

「封筒の書き方にはどのような注意点があるのだろうか？」

そんな不安や疑問を持っている方も多いことでしょう。

友人への手紙と同じような書き方をしてしまうと、「ビジネスマナーが全然わかっていない」と判断され、マイナス印象を与えてしまいます。

そこで当記事では、内定お礼状の封筒の書き方や選ぶべき色、サイズなどを徹底解説します。

内定をもらったらお礼状を出す

企業より内定通知と入社承諾書をもらったら、お礼状をすみやかに出すのがマナーです。

お礼状は内定という評価やこれまでの採用試験でお世話になったことへの感謝、さらに内定通知がきちんと届いたことを企業に知らせる役割があるため、必ず出すようにしましょう。

内定お礼状の封筒の書き方

宛先

企業の住所を書く際は、以下のことがポイントとなります。

・郵便番号はアラビア数字とする
・都道府県名は略さない。（例えば、横浜市ではなく神奈川県横浜市）
・丁目や番地などの数字は漢数字で書く
・住所はなるべく1行で書く。2行となる場合は2行目の1文字目を1文字分あける

宛名

宛名を書く際は、以下のことがポイントとなります。

・法人格は略さない。（例えば、㈱ではなく株式会社）
・封筒の真ん中に住所よりも大きな字で書く
・企業名など特定の個人名以外の宛名は「御中」とする
・採用担当者など、個人名宛で送る際は「様」とする
・「御中」と「様」は併用しない。（誤／採用ご担当者御中　〇〇様　正／採用ご担当者　〇〇様）

書類内容を明確にする

内定のお礼状を封筒に入れて企業へ送る際は、封筒の表面左下に「お礼状在中」と赤字で書きます。

差出人

封筒の裏面左下に差出人名を書きます。

差出人名を書く際は、以下のことがポイントとなります。

・郵便番号はアラビア数字とし、住所の上に横書きする
・都道府県名は略さない。
・丁目や番地などの数字は漢数字で書く
・住所はなるべく1行で書く。2行となる場合は2行目の1文字目を1文字分あける
・郵便番号、住所、氏名は表面の宛名よりも小さく書く

封をする

封筒に封をする際は、テープでするのではなく、のり付けがマナーとなります。

また、のりが十分に乾いた後に、封筒接着部の真ん中に「〆」と書きます。

封筒の色は？

ビジネスで使用する封筒は大きく分けて白と茶色がありますが、内定のお礼状を送る際は、一般的には白を使うのがマナーです。

事務的な郵便、簡易的な書類など、重要度の高くない郵便物については茶封筒が使われるのに対し、白封筒は重要書類や公的な書類などの際に使われるためです。

封筒のサイズは？

お礼状が便箋の場合

お礼状が便箋の場合は、「長形4号」の封筒を使うのが一般的です。

お礼状は三つ折りにして入れます。

A4用紙を同封する場合

例えば、署名や捺印をした入社承諾書も返送するなどA4用紙も同封する場合は、折り目のない状態で送ることができる「角形2号」「角形20号」の封筒を使うのが一般的です。

ただし、これらの封筒は定型外郵便物となるため、切手代をよく確認しましょう。

B5用紙を同封する場合

B5用紙を同封する場合は、「角形3号」「角形4号」の封筒を使うのが一般的です。

先に述べた「角形2号」「角形20号」の封筒と同様に、この「角形3号」「角形4号」も定型外郵便物となるため、切手代をよく確認しましょう。

内定のお礼状を出す際のポイントとは？

なるべく手書きにする

パソコンで作成されたお礼状は、きれいに仕上がり、誤字脱字があってもすぐに修正することができます。

一方、手書きは完成までに時間がかかり、誤字脱字があると、最初から書き直さねばならないため面倒です。

しかし、パソコン作成のお礼状より、あたたかみや人柄が伝わりやすく、たとえ字が上手くなかったとしても、丁寧に書かれていれば採用担当者にプラスの印象を与えることもできます。

また、デジタル化が進んでいる現在でも、業界や企業、担当者によっては手書きを好む場合もあるため、なるべく手書きでお礼状を作成することをおすすめします。

内定通知後、できるだけ早めに出す

企業からの内定通知を受け取ってから、「1週間以内」にお礼状を出すのが一般的なマナーといえます。

あまりに日が経ってしまうと、「入社意欲が低い」「事務的な挨拶」など、マイナス印象につながってしまうこともあるため注意しましょう。

ここでいう「1週間以内」とは企業の採用担当者にお礼状が届くことを表わすため、配送日数を考え、できるだけ内定通知を受け取った当日ないし翌日には投函するようにしましょう。

もし、お礼状を出すのが諸事情により遅れてしまった場合は「本来であれば、すぐに御礼を申し上げるべきところ、大変遅くなってしまい申し訳ございません」と謝罪の気持ちを一文付け加えるようにしましょう。

出す前によく確認する

お礼状は、内定通知やこれまでの採用試験でお世話になったことへの感謝、そして入社後の意気込み等を伝えるものなので、誤字脱字があると、その気持ちまで疑われてしまいます。

お礼状を出す前に誤字脱字は必ずチェックする必要がありますが、手書きの場合、誤字脱字を修正テープで修正することはマナー違反であるため、時間がかかっても最初から作り直すようにしましょう。

内定お礼状の書き方やマナー

頭語と時候の挨拶から書き始める

お礼状の書き出しである頭語には、「拝啓」を用います。

これは、相手への敬意を示す言葉です。

友人などへは「前略」が使われますが、これはビジネス文書としては不適切であるため、使用しないようにしましょう。

時候の挨拶には以下が挙げられますが、あくまで一例に過ぎないため、その月の上中下旬の時期において、どんな時候の挨拶がよいか調べてみるのもよいでしょう。

内定通知をいただいたことに対するお礼

内定のお礼状であるため、まずは内定通知をいただいたことに対してのお礼を最初に書きましょう。

入社後の抱負

お礼の気持ちを伝えた後は、入社後の抱負を書きます。

自分が挑戦したいことや成し遂げたいことを書き、入社意欲が高いことをアピールします。

そして、その後に「まだまだ至らない点もあるかと存じますが、ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます」と書きます。

結語

頭語が「拝啓」なので、結語は「敬具」となります。

また、お礼状の日付は作成日もしくは投函日を記載します。

署名に合わせて連絡先や大学・学部名も書くようにしましょう。

まとめ

内定のお礼状を送る際の封筒には、表面・裏面ともに誤字脱字は絶対に避けましょう。

そして、企業名や法人格は正式に記載し、都道府県名は略さない、丁目や番地などの数字は漢数字で書くなど、一般的なマナーをきちんと守りましょう。

また、

・企業名など特定の個人名以外の宛名は「御中」とする
・採用担当者など、個人名宛で送る際は「様」とする
・「御中」と「様」は併用しない

などにも注意し、できるだけ、書き手の気持ちが伝わりやすい手書きで作成するのがよいでしょう。

なお、内定のお礼状は、内定通知をいただいてから1週間以内に、採用担当者へ届くように早めに作成して投函しましょう。