企業からの内定通知は、以前は電話や郵送が中心でしたが、今はメールも多くなっています。
「内定連絡のメールに返信は必要なのだろうか？」
「内定連絡のメール返信は、どのように書けばよいのだろう？」
そんな不安や疑問をお持ちの方も多いことでしょう。
対応に誤りがあると、採用担当者にマイナス印象を持たれてしまう場合もあるため、正しいマナーで対応したいものです。
そこで当記事では、内定連絡のメールに返信は必要なのか？また、返信の書き方についても例文付きで解説します。
内定連絡のメールとは？
企業が就活生に対して、内定通知をメールで行うことを指します。
「内定通知はメールで行わなくてはならない」といった法的な義務はないため、どの企業も同じメールテンプレートがあるわけではなく、伝達手段も各企業によって異なります。
ひと昔前は、口頭での内定通知も存在しましたが、企業と就活生との間で「言った、言わない」のトラブルが発生してしまった事例もあるため、企業は記録に残すという目的で、郵送やメールでの内定通知が多くなっています。
内定連絡のメールに返信は必要？
内定連絡のメールには、勤務地や入社日などの記載や入社承諾の回答期限などが書かれていることがあるので、まずはよく確認しましょう。
この内定通知に対し、就活生側から何の返信もないと、企業は「内定連絡のメールを見ているのだろうか？」と不安や疑問を感じてしまいます。
内定連絡のメールは、入社を承諾する場合でも辞退する場合でも、社会人としてのマナーを守って返信しなければなりません。
内定連絡のメールに返信する場合の注意点
なるべく早めに返信する
内定連絡のメールをくれた企業に入社する意思が固まっているのであれば、なるべく早めに返信した方がよいでしょう。
できるだけ、メールをもらった当日ないし翌日早めに返信するのがおすすめです。
企業は採用予定人数に達しない場合、再度、採用活動を行わなくてはならない場合もあるため、辞退する場合も同様で、その気持ちが変わらないのであれば、すぐに返信して連絡しましょう。
件名に「Re：」をつけたまま返信する
内定連絡のメールを返信する際は、新たなメールを作成するのではなく、もらったメールをそのまま返信し、件名も「Re：」をつけたままで送りましょう。
「Re：」があると、「話の続き」が意味されるため、採用担当者も見落としにくくなります。
一方、件名を変えてしまうと、採用担当者が気づきづらくなり、トラブル発生の原因にもつながりかねないため、避けた方がよいでしょう。
一般的なビジネスメールにならって返信する
ビジネスシーンにおいて、取引先とのメールの書き出しは、「いつもお世話になっております」「お世話になっております」などが一般的ですが、内定連絡のメール返信をする場合も、「いつもお世話になっております」「お世話になっております」で問題はありません。
そして、その後に「〇〇大学△△学部の××××（氏名はフルネーム）」と続けるのが基本的なマナーとなります。
内定をいただいたことへの感謝の気持ちを伝える
内定連絡のメールに返信する際は、入社承諾のときはもちろん、辞退する場合であっても、まずは内定という評価をしてくれた企業に対し、きちんと感謝の気持ちを伝えるのがマナーです。
感謝の気持ちはメール冒頭で伝えますが、形式ばった言葉ではなく、自分の言葉で素直に伝えると、採用担当者にも人間性が伝わりやすくなるでしょう。
入社の意思があるかないかをしっかりと伝える
内定連絡のメールを返信するとき、長文でダラダラと書くのではなく、感謝の気持ちの後に入社意志があるかないかを端的にしっかりと書きましょう。
微妙な言い回しや入社意志が何も書かれていない場合、採用担当者は感謝の気持ちの記載から、入社の意思がなかったにもかかわらず、「ある」と判断し、結果、誤解が生まれてしまう場合もあります。
「貴社への入社を決意いたしました」「貴社で働かせて頂きたく存じます」など意思を明確に書くことがポイントとなります。
署名を忘れない
メールの最後の署名は、必ず忘れないで書きましょう。
署名がないと、匿名でメールを送るのと同じで、採用担当者も誰からの返信なのかわからなくなってしまいます。
仮にわかったとしても、署名なしのメールはビジネスマナーにおいても相手に大変失礼であるため、必ず送信前にチェックしましょう。
署名は氏名だけでなく、住所、電話番号、メールアドレス、大学・学部名も明記するのがマナーです。
また、署名は本文と明確に分け、「＝」「※」「＊」などで囲むようにしましょう。
内定連絡のメールへの返信事例 ～承諾の場合～
入社承諾の場合は、感謝の気持ちを伝えた後に、入社後の意気込みやこれからの抱負を述べることがポイントになります。
件名：Re:選考結果のご連絡
株式会社〇〇
総務部 採用ご担当
□□様
いつもお世話になっております。
〇〇大学△△学部□年の××××と申します。
この度は内定のご連絡を頂き、大変ありがとうございます。
ぜひ、貴社にて働かせて頂きたく存じます。
第一志望でしたので、貴社で働けることを心から嬉しく思っております。
入社後は、1日でも早く貴社の戦力として貢献できるよう精一杯努めます。
今後ともご指導ご鞭撻の程、よろしくお願い申し上げます。
まずは取り急ぎ、御礼を申し上げます。
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×× ××（フリガナ）
〇〇大学△△学部▽▽学科□年
携帯電話：000-0000-0000
メール：〇〇〇〇@〇〇〇〇.ne.jp
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内定連絡のメールへの返信事例 ～辞退の場合～
入社を辞退する場合、丁寧な謝罪がポイントとなります。
入社企業と辞退企業が取引関係にある場合もあり、いい加減な対応をしてしまうと、入社後働きづらくなることもあるため注意しましょう。
ここまでの採用試験で多くの時間やコストを使ってくれた企業に対し、素直にお詫びすることが大切です。
件名：Re:選考結果のご連絡
株式会社〇〇
総務部 採用ご担当
□□様
いつもお世話になっております。
〇〇大学△△学部□年の××××と申します。
この度は内定のご連絡を頂き、大変ありがとうございます。
せっかく内定をいただきながら誠に恐縮なのですが、
貴社の内定を辞退させて頂きたく、ご連絡をさせて頂きました。
自分自身が今後やりたいことを熟考した結果、
他社とのご縁を感じたため、誠に勝手ではございますが
内定を辞退させて頂きたく存じます。
選考では貴社の貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、
このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。
何卒ご理解を頂きたくお願い申し上げます。
貴社のますますの発展をお祈り申し上げます。
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×× ××（フリガナ）
〇〇大学△△学部▽▽学科□年
携帯電話：000-0000-0000
メール：〇〇〇〇@〇〇〇〇.ne.jp
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内定連絡のメールへの返信事例 ～保留の場合～
他社の内定連絡待ちなど、すぐに承諾も辞退もできない場合は、保留したい意思を伝えましょう。
その際、保留したい期間を明確にする必要がありますが、一般的には1週間以内となります。
件名：Re:選考結果のご連絡
株式会社〇〇
総務部 採用ご担当
□□様
いつもお世話になっております。
〇〇大学△△学部□年の××××と申します。
この度は内定のご連絡を頂き、大変ありがとうございます。
すぐにでも内定に対する回答をすべきところですが、
他に選考中の企業があり、まだ決めかねている状態です。
誠に恐縮なのですが、結論を出すのを
保留にさせて頂いてもよろしいでしょうか。
1週間後の〇月〇日までには
お返事をさせて頂きたいと考えております。
勝手なお願いで誠に申し訳ございませんが
ご検討のほどよろしくお願いいたします。
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×× ××（フリガナ）
〇〇大学△△学部▽▽学科□年
携帯電話：000-0000-0000
メール：〇〇〇〇@〇〇〇〇.ne.jp
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まとめ
企業からの内定通知に対し、就活生側から何の返信もないと、企業は「内定連絡のメールを見ているのだろうか？」と不安や疑問を感じてしまいます。
内定連絡のメールは、入社を承諾、辞退、保留する場合でも、社会人としてのマナーを守ってきちんと返信しましょう。 なお、返信はできるだけ早めに行うよう心がけましょう。
