【例文付き】内定お礼状の書き方 | ポイントや出す時期を紹介

就活生にとって、企業からの「内定」は一つのゴールであり、また社会へと踏み出す最初のスタートにもなります。

それだけ大切な内定ですが、

「企業への内定お礼状はどのように書けばよいのだろう？」
「内定お礼状を送るタイミングは、いつ頃がよいのだろう？」

と、疑問に思っている就活生の方々も多いことでしょう。

そこで当記事では、例文を参考に内定お礼状の書き方やそのポイント、出す時期などを解説します。

そもそも内定後に送るお礼状とは？

内定のお礼状とは、内定者が内定を出した企業に対してお礼の気持ちを伝える手紙やメールのことを指します。

内定のお礼状は必ず出さなくてはいけない、といったルールはありませんが、お礼状を出さないより出した方が丁寧な印象は与えられます。

採用担当者は書類選考、筆記試験、面接等様々な準備があります。

特に中小企業の場合、専任で採用担当を行うのではなく、通常業務との兼務となるため、その労力は大変なものです。

採用担当者や選考に携わった方々への労力を理解できれば、自ずと感謝の気持ちを伝えたくなるのではないでしょうか。

内定お礼状の書き方の注意点とは？

手書きで書く

お礼状を送る際、手書きで書くかパソコンで作成するかで悩む人も多いのではないでしょうか？

パソコンであれば、きれいに文字を書くことに自信がない人でも整ったお礼状を作ることができますが、それであればわざわざ手紙で送らず、メールの方が早く届けることもでき良いのかもしれません。

そのため、手紙として送るのであれば、感謝の気持ちを込めて手書きで書いた方が気持ちは伝わることでしょう。

採用担当者も「時間をかけてわざわざ書いてくれた」と感じ、パソコンで作成された手紙より、ありがたみを感じてくれるかもしれません。

シンプルな便箋を選ぶ

手書きのお礼状を送る際は、色が付いているものや派手な柄が入った便箋は選ばず、白い無地のものが無難でしょう。

また、封筒も同様にシンプルなものを選び、縦書き便箋の場合は和封筒に、横書き便箋の場合は洋封筒を選びましょう。

誤字脱字に注意する

お礼状に限らず、企業へ送る提出書類は、絶対に誤字脱字がないようにしましょう。

誤字脱字に気づかず、そのままお礼状を送ってしまうと、感謝の気持ちより「最低限のマナーも知らないのだろうか」とマイナス印象を持たれてしまいます。

また、お礼状を手書きで書いている途中で誤字脱字に気づいた場合、修正テープなどで直すことはせずに、大変でも最初から書き直すようにしましょう。

内定通知後、1週間以内には送る

内定のお礼状はいつ送ってもよいわけではなく、内定の連絡を受けた日から1週間以内には送るようにしましょう。

あまりにも遅いと、内定企業への優先度や入社意志が低いと思われることもあるため注意しましょう。

手紙は郵送となるため、ポストに投函してから企業に届くまで数日間かかります。

そのため内定連絡が来たら、できるだけ当日に手紙を書き、すぐに投函するようにしましょう。

万が一、1週間以内に送れなかった場合は、以下の例文のようにお礼状にまず謝罪の言葉を添えるのがポイントになります。

例文

内定お礼状の書き方のポイント

頭語

お礼状を書く際は、いきなり本文から書き始めるのではなく、「拝啓」「謹啓」のように書き出し、文末には結語として「敬具」「敬白」を使用しましょう。

なお、お礼状は採用担当者に対する感謝の意を伝えることを目的としているため、「拝啓」よりも「謹啓」が望ましいでしょう。

時候や安否確認の挨拶

例えば、各月の代表的な時候の挨拶として、

などが挙げられますが、この時候の挨拶に続いて書くのが安否確認の挨拶です。

例文

お礼の気持ちを伝える

内定の連絡をいただき、感謝の気持ちを伝えましょう。

ただし、嬉しさが全面に出すぎてしまい、ダラダラと長文になってしまいがちです。

長文は採用担当者も読むのが大変でストレスを感じ、かえってマイナス印象を与えかねないため、感謝の気持ちは簡潔に伝えるようにしましょう。

入社までの抱負や決意表明

お礼の気持ちの後は、入社までの抱負や決意表明を書きましょう。

卒業までの期間をどのように過ごし、入社までに何を準備するのか、また、入社後はどんな目標を持ってそのために何を努力していくのかを書きます。

最後に改めてお礼を書く

内定のお礼は大変重要度が高い手紙となります。

このような場合は、深い感謝の気持ちを伝えるために、最後に改めてお礼を書くのが一般的なビジネスマナーとなります。

結語

前述の通り、お礼状の最後には結びの言葉となる「結語」を書きます。

頭語に「謹啓」を用いた場合、結語に「敬白」を用いるのが一般的です。

日付

日付は郵送による到着予想日ではなく、お礼状を書いた日になります。

ビジネス文書の日付として、「〇月吉日」といった書き方がよく用いられますが、この書き方はお礼状には使用しないものなので、必ず書いた日を正確に書きましょう。

署名

名前はフルネームで書き、大学・学部名も忘れずに記載します。

また、名前の近くに電話番号やメールアドレスも添えておくとなお良いでしょう。

企業名などの宛名

基本的には採用担当者の名前となりますが、この場合は「部署名　〇〇様」となります。

また、採用に関わる人が複数だった場合は「部署名　御中」としましょう。

内定お礼状の例文

手紙の場合

メールの場合

まとめ

内定後のお礼状の書き方、ポイントや出す時期を解説しました。

内定後のお礼状は、感謝の気持ちを採用担当者にきちんと伝えることを目的としていますが、正しいマナーで書かれていなければ、かえってマイナスの印象を与えてしまいます。

ポイントや注意点をしっかりおさえて、お礼状で感謝の気持ちを伝えましょう。