【例文付き】内々定のお礼メールの正しい返信方法と伝え方のポイントについて解説

就活の際、大学4年時の6月頃、企業から内々定の連絡が来始めます。しかし、

「内々定のお礼の連絡はした方が良いのだろうか？」
「内々定のお礼をメールで返信する場合、どのようなことに注意すべきなのだろうか？」

そんな疑問や不安をお持ちの方も多いことでしょう。

あくまで内々定であるため、正式な入社に向け、企業に対して失礼のないように対応したいものです。

そこで当記事では、内々定のお礼メールの正しい返信方法と伝え方のポイントについて解説します。

内々定にもお礼の連絡は必要

企業からの内々定通知には、口頭、電話、メール、手紙など様々あります。

口頭や電話で内々定を通知された場合、その場でお礼を述べるのがマナーですが、はたしてそれだけで良い対応といえるのでしょうか？

改めてのお礼の連絡はけっして義務ではありませんが、以下の理由により、お礼メールなどを送ることをおすすめします。

内々定通知を受け取ったことを伝えるため

企業から内々定通知がメールや手紙であった場合、内々定通知を受け取ったことを知らせるためにも返信は必要です。

通知がメールで来た場合、お礼もメールで返信するのが一般的ですが、手紙で来た場合は採用担当者に直接電話で話すか、選考期間中にメールのやり取りが行われていれば、メールでの返信でもよいでしょう。

また、時間に余裕があれば、手紙に対して手紙で返信することによって丁寧な印象を与えられます。

いずれにせよ、企業からの内々定通知が一方通行のままでは「通知した」「通知されていない」のトラブル発生につながってしまう恐れもあるため、内々定通知が送られてきた際は必ず受け取ったお礼を企業に伝えましょう。

感謝や入社意欲を伝えるため

口頭や電話で一度お礼した後でも、内々定の評価をしてくれたことへの感謝や、入社意欲を伝えるためにも、改めてメールなどでお礼の気持ちを伝えた方がよいでしょう。

また、しっかりした対応は入社後、気持ちよく仕事をスタートさせるためにも大切です。

お礼の伝達方法とそのメリット、デメリット

メール

内々定通知のお礼は、大半の就活生がメールで行っています。

メリット

・採用担当者の都合のよい時間に確認できる

・電話のように相手の仕事の手を止めてしまうことがない

・手紙のように到着まで時間がかからず、瞬時に送ることができる

デメリット

・電話、手紙のように気持ちや意欲が伝わりにくい

電話

企業からの内々定通知が手紙で来た際、まずは電話ですばやくお礼を伝えることがおすすめです。

メリット

・メールに比べ、気持ちや意欲が伝わりやすい

・お礼と返事を簡潔に伝えられれば、短時間で完了する

デメリット

・採用担当者の仕事の手を止めてしまうため、電話するタイミングに注意が必要

・採用担当者が不在の時など、かけ直しが必要なこともある

手紙

企業からの内々定通知が手紙で来た際はまずは電話ですばやくお礼し、改めて手紙でお礼を述べることをおすすめします。

メリット

・手書きは特に、礼儀正しく丁寧な印象を与えることができる

・メールに比べ、手書きすることによって気持ちが伝わりやすい

デメリット

・季節の挨拶や出だし、結びなど、マナーに注意しなければならない

・企業へ到着するまでに時間がかかってしまう

内々定の返信メールの書き方とポイント

ここでは、内々定のお礼として、多くの就活生が利用している、メールでの返信の際の注意点や書き方のポイントについて解説します。

お礼メールははやめに出そう

企業から内々定通知があったときは、できるだけ早めに返信するのがマナーです。

前述の通り、通知を受け取ったという報告の意味もあるためです。

また、口頭や電話で連絡を受けた際も、帰宅後すぐにお礼メールを送るようにしましょう。

ただし、企業へメールを送る際は営業時間内に送るということが基本なので、深夜や早朝に送って生活習慣を疑われないよう注意しましょう。

内容を簡潔にまとめ、感謝の気持ちを伝える

採用担当者は忙しいため、あまりに長文でダラダラと書いたのでは読むのに疲れてしまい、かえってマイナス印象を与えてしまいます。

お礼メールは内容を簡潔にまとめて書くことがポイントになります。

また、お礼メールは文字通り、お礼を述べるためのメールなので、感謝の気持ちはしっかり伝えて書きましょう。

入社後の意気込みを伝える

お礼メールなので、お礼を簡潔に伝えていれば問題はありませんが、入社後の意気込みも書き加えておくとなお良いでしょう。

入社後自分はどのように頑張っていきたいのか、入社後仕事を通じてどのように成長したいのかが書かれていると、入社への意欲も伝わります。

ただし、この入社後の意気込みを伝えるにしても、あまりに長文過ぎると採用担当者にストレスを与えてしまうため、端的にまとめるようにしましょう。

具体的なお礼メールの書き方とは

お礼メールはいくつかのパーツで構成されていますが、そのパーツを一つ一つ解説していきます。

件名

採用担当者のもとには、毎日大量のメールが届くため、他のメールに埋もれたり、読み飛ばされてしまわないように、ひと目で主旨がわかるような件名をつけることがポイントになります。

例えば、「内々定の御礼」と端的にわかりやすく書くことが大切です。

宛先

宛先を書く上での注意点として、

・社名や部署名、担当者名を間違わない（例えば斎藤様、渡辺様など漢字が複数ある場合は注意です）

・㈱など、法人格を略さない

・法人格を社名の前後どちらにつけるか間違わない

本文

宛先の後は間隔を少しあけ、「お世話になっております」と挨拶してから、自分の名前を名乗ります。

このとき、大学名・学部名も忘れずに書きましょう。

その後、内々定のお礼をし、入社後の意気込み、締めの挨拶で構成します。

簡潔にわかりやすく書くことがポイントなので、一行が長すぎないように、話しのまとまりで改行したり、異なる話しは一行あけるなどして読みやすくしましょう。

内々定のお礼メール（例文）

それでは具体的に例文を見ていくことにしましょう。

まとめ

企業から内々定の通知をもらったときは、お礼の連絡が必要です。

企業からの連絡が口頭や電話であった場合は証拠や記録が残らないため、通知を確実に受け取ったことを示すためにも、お礼メールは送るようにしましょう。

内々定の返信メールはできるだけ迅速に行うことが大切です。

また、内容は簡潔にわかりやすくし、感謝の気持ちをしっかりと採用担当者へ伝えましょう。

さらに、入社後どのようにがんばるのか、仕事を通じてどのように成長したいのかも簡潔に書き添えると、入社意欲も感じられ採用担当者の印象も良くなるでしょう。