エントリーシートを作成する際、敬語表現等マナーに気を遣いながら作成を進めると思いますが、出来上がったエントリーシートの郵送方法においてもマナーが問われていることをご存知でしょうか。
「中身が大事なのだから郵送方法なんて何でも良いのではないか」と思う就活生もいるでしょう。
しかし書類の郵送方法についてもビジネスマナーは存在します。
ここでは、エントリーシートの郵送方法に関するマナーと送付にあたっての注意点について解説していきます。
社会人として知っておくべき知識ですので、今のうちに把握しておくようにしましょう。
郵送にあたり用意するもの
ずはエントリーシートを郵送するにあたり、準備すべきものを説明していきます。
それぞれ漏れなく準備するようにしましょう。
A4サイズの白色封筒
郵送に使う封筒は、一般的にはA4サイズの封筒を用いることが多いです。
これはA4サイズの書類を送付することが多く、書類を折らずに郵送することが出来るためです。
そのため企業指定のエントリーシートがA4サイズではない場合には、そのサイズに合った封筒を使うことも問題ありません。
封筒の色については、白色か茶色が多いですが、白色を選択することが無難です。
茶色もNGではありませんが、白色の方がよりフォーマルな印象を与えるので好ましいと言われています。
送付状
エントリーシートを郵送する際、エントリーシートのみ封筒に入れた状態で送るのはあまり好ましくありません。
送付状を作成し、併せて送付するようにしましょう。
送付状は「誰から」「何を」送ったのかを受け手が一目で把握できるように、送付資料と併せて送る書類です。
ビジネスの場面においては日常的に使用されるもので、送付状を付けずに送付すると、相手によっては不快な印象を与えてしまう恐れもあるのです。
就活生に送付状を付けることまでは求めていない可能性もありますが、ビジネスマナーである以上、送付状も添えて送付するのが無難だと言えるでしょう。
クリアファイル
郵送する際、書類を直に封筒に入れるのはNGです。
必ずクリアファイルを使用し、その上で封筒に入れるようにしましょう。
郵送の過程で雨が降り、封筒が濡れてしまう可能性があります。
その際、書類を直に封筒へ入れてしまっていると、書類まで濡れてしまい、結果、文字がにじみ、せっかく書いた文章が判別できなくなってしまう恐れがあるのです。
一生懸命書いたエントリーシートがそのような事態になってしまっては、非常にもったいないです。
雨などの郵送過程の事情も考慮し、必ずクリアファイルを用いるようにしましょう。
クリアファイルは無色透明なものを購入するのが好ましいです。
色付き、柄付きのものはビジネスの場ではあまり相応しくありません。
また傷が付いているクリアファイルを使いまわすのも、相手に対して失礼に当たります。
100円ショップでも購入可能なものなので、新品のものを準備するようにしましょう。
封筒の書き方に関するマナー
ここからは、郵送するにあたり、封筒に書く宛名等のマナーについて説明していきます。
封筒には表面に送付先、裏面に自身の住所、氏名を記載します。
封筒に書く文字は採用担当者が初めてあなたに接するものであり、その後の印象も左右する重要な要素となります。
失礼のない書き方をしっかりと身に着けておきましょう。
文字は丁寧に書く
まず、文字は必ず丁寧に書くようにしましょう。
「字を書くのが下手なんだよな」と悩む就活生もいるかと思いますが、心配はいりません。
字が上手い、下手ではなく、丁寧に書くことが重要なのです。
字が下手な人でも、出来る限り綺麗な字を書こうと、気持ちを込めて文字を書くと、その姿勢が文字にも表れるものです。
エントリーシートを何通も送っていると、段々と字も雑になりがちですが、そのようなことの無いよう、一言一句気持ちを込めて丁寧に書くようにしましょう。
また、会社名も必ず略さずに書くことがマナーです。
会社名が長いと、「㈱〇〇」と略して書いてしまいたくなりますが、送付先に略称を用いることは失礼にあたります。
必ず、「株式会社〇〇」と正式名称で記載するようにしましょう。
敬語表現に気を付ける
敬語表現に誤りが無いように気を付けて作成するようにしましょう。
相手先の担当者名までわかっている場合には、「株式会社〇〇 ◇◇課 ●●様」と敬称に「様」を使用します。
一方、相手先の担当者名までは把握していない場合には、「株式会社〇〇 ◇◇課 御中」と敬称に「御中」を使用します。
送付する相手が個人なのか、組織なのかによって、使用する敬称が異なるのです。
ややこしいですが、ビジネスの場では日常的に使用されるものなので、この機会にマスターしておくようにしましょう。
朱書きで「応募書類在中」と明記する
封筒の表面の左側余白に朱書きで、「応募書類在中」と書くようにしましょう。
企業には日々多くの郵送書類が届いています。
他の書類に紛れて、一時的に本来の宛先とは異なる部署に書類が送られてしまう可能性もあるのです。
また無事採用担当者の手元に届いたとしても、他の書類に埋もれ、読むのが後回しになってしまう恐れもあります。
表面に朱書きで「応募書類在中」と明記しておけば、一目で応募書類とわかるため、そのようなリスクを下げることが出来ます。
このような配慮をすることも重要だと言えるでしょう。
郵送にあたっての注意点
最後に、エントリーシートを郵送するにあたっての注意点を解説していきます。
郵送前にしっかりと確認し、万全の状態で郵送するようにしましょう。
糊付けはしっかりと
封筒の糊付けは入念に行いましょう。
郵送の過程で他の郵送物と擦れ、何かの拍子に糊付けが剝がれてしまう恐れがあります。
また完全には剥がれず、無事に到着したとしても、糊付けが綺麗にされていない状態だと、非常に雑な印象を与えてしまいます。
角までしっかりと糊付けし、剥がれている箇所が無いことを確認した上で、送付するようにしましょう。
郵送は普通郵便で行う
郵送する際には、基本的には普通郵便を使用するようにしましょう。
速達を使えば、普通郵便よりも早く届けることが出来ますが、「期限ぎりぎりに駆け込みで出してきたのだな」と時間管理のスキルを疑われてしまう恐れがあるのです。
もちろん期限に間に合わないのはNGなので、遅れてしまいそうな場合は速達を使うべきですが、原則、普通郵便でも間に合うスケジュール感でエントリーシートを作成し、提出するようにしましょう。
郵送した封筒のコピーや写真を取っておく
封筒を投函する前に、そのコピーもしくは写真を取っておくようにしましょう。
就職活動では数多くのエントリーシートを企業へ郵送することになります。
数が多くなるにつれ、どの企業のエントリーシートを提出したか、管理が追い付かなくなる恐れがあるのです。
後になって郵送が済んでいるか否か不安になることが無いように、投函する直前に、封筒のコピーや写真を取っておくことが管理面で効果的だと言えるでしょう。
まとめ
ここまでエントリーシートを郵送する際のマナーと、郵送における注意点について解説してきました。
用意するものや注意点も多く、面倒に感じた方もいることでしょう。
しかしこれらは決して就活ならではのものではありません。
上述の通り、ビジネスの場では当たり前に実践されているものになります。
今後社会人として活躍していくにあたり、必ず押さえておくべきマナーですので、今のうちにしっかりと身につけておき、自分のものにしておくようにしましょう。
