就職活動では説明会や面接、インターンシップ、内定者懇親会など企業との日程をする機会が多くあります。
「メールなんて内容が伝われば問題ない」と思う方がいるかもしれませんが、メールは社会人として仕事をするうえでは重要なビジネスマナーであり、選考の判断基準にされることもあります。
あまりにもメールの送り方や内容に違和感があると、採用担当者にマイナスな印象を与えてしまいかねません。
この記事では就活において、メールで企業と日程調整をする際の正しい書き方について紹介します。
就活の日程調整メールにおける基本的なマナーとは
まずは、就活における日程調整メールの基本的なマナーについて紹介します。
メールはビジネスマナーにおいて基礎中の基礎であるため、ミスの無いように以下のような点に注意しましょう。
24時間以内に返信する
ビジネスシーンにおいて、基本的にメールの回答は24時間以内がマナーとされています。
もし聞かれている質問にすぐ回答できない場合は、すぐには回答ができないことを踏まえ、いつ頃までに回答ができるのかを記載しておきましょう。
誤字や脱字はNG
メールの内容で誤字や脱字があった場合、誤った内容で認識されかねません。
また、誤字や脱字があるメールを送ってしまうと、メールを送る前に内容を確認しないような雑な業務をすると認識されてしまう可能性があるため、メールを送る前には必ず確認しましょう。
日時だけでなく曜日も記載する
日程調整をする際には日時だけでなく、曜日も記載しましょう。
日程調整の際は「双方のどちらかが別の月のカレンダーを見て日にちだけで指定したが、曜日の認識がずれていた」というトラブルが起こりやすいです。
そんな時でも日時と曜日を記載しておけば、どちらかが間違いに気づきやすくなり、事前にトラブル防止に繋がります。
件名は「用件・大学名・名前・Re返し」
メールは件名だけで「誰が」「何の用件で送ってきた」というのを認識しやすくするのがマナーです。
企業の採用担当者は多くの就活生とやり取りをしているため、名前だけでは他の就活生と被ってしまう可能性もあります。そのため、必ず学校名も付けるようにしておくのがおすすめです。
また、今までのやり取りをたどりやすくするために、毎回新たなメールを作成するのではなく、返信するようにしましょう。
本文は「宛先・あいさつ・本題・締め・署名」
メールの基本は極力端的かつわかりやすい本文にすることであり、主な構成は「宛先」「あいさつ文」「本題」「締め」「署名」です。
署名は自身の学校名や学部、名前を記載するため、どのメールだとしても同じ内容になります。そのため、事前にメールの設定で署名を作成しておき、毎回手入力をする手間を無くしておくと良いでしょう。
希望日は複数日提示する
日程調整の際にはこちらの希望日を求められることがありますが、希望日を企業側に伝える時は複数日提示しましょう。
企業側は新卒採用の他にも社内、社外の方とも打ち合わせやミーティングなどで予定が入っているため、1日だけ提示したとしても日程調整は困難です。
日程を提示する際は3日ほど提示するようにしましょう。
【シチュエーション別】日程調整メールの例文を紹介
日程調整メールを送る際は、あらかじめある程度テンプレートを用意しておくのがおすすめです。
以下のようにシチュエーション別でメールの送り方が異なるため、例文を参考にしてみてください。
候補日が来た場合
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇部〇〇学科の山田 太郎と申します。
候補日のご指定いただきありがとうございます。
いただいた日程のうち下記の日程で次回選考をお願いしたく存じます。
〇月〇日（〇）〇：〇～〇：〇
ご多用のところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
—————————————————
山田 太郎（Yamada Taro ）
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科
携帯番号：090-××××-××××
メール：t-yamada@〇〇.ne.jp
—————————————————
希望の日時を送る場合
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇部〇〇学科の山田 太郎と申します。
書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
下記日程でお伺いすることが可能ですので、
ご調整いただけますと幸いです。
【1】 〇月〇日（〇）〇：〇～〇：〇
【2】〇月〇日（〇）〇：〇～〇：〇
【3】〇月〇日（〇）〇：〇～〇：〇
お忙しい中恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
—————————————————
山田 太郎（Yamada Taro ）
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科
携帯番号：090-××××-××××
メール：t-yamada@〇〇.ne.jp
—————————————————
指定された候補日で調整ができない場合
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇部〇〇学科の山田 太郎と申します。
書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、いただいた日程におきまして、別件が入っているため貴社にお伺いすることが難しい状況です。
私の都合で大変申し訳ありませんが、以下の日程であればお伺いすることが可能でございます。
【1】 〇月〇日（〇）〇：〇～〇：〇
【2】〇月〇日（〇）〇：〇～〇：〇
【3】〇月〇日（〇）〇：〇～〇：〇
お忙しい中恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
—————————————————
山田 太郎（Yamada Taro ）
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科
携帯番号：090-××××-××××
メール：t-yamada@〇〇.ne.jp
—————————————————
決定した日時を変更したい場合
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇部〇〇学科の山田 太郎と申します。
〇月〇日（〇）〇時より面接のお約束をいただいておりましたが、
急な予定が入ってしまったため、貴社にお伺いすることがかなわなくなってしまいました。
貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
誠に勝手なお願いとは存じますが、可能であれば以下の日程で、
再度、調整をご検討いただけませんでしょうか。
【1】 〇月〇日（〇）〇：〇～〇：〇
【2】〇月〇日（〇）〇：〇～〇：〇
【3】〇月〇日（〇）〇：〇～〇：〇
お忙しい中恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
—————————————————
山田 太郎（Yamada Taro ）
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科
携帯番号：090-××××-××××
メール：t-yamada@〇〇.ne.jp
—————————————————
日時が確定したメールへ返信する場合
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇部〇〇学科の山田 太郎と申します。
面接日程のご連絡を頂戴しまして、誠にありがとうございます。
ご指定いただきました日程で貴社にお伺いします。
〇月〇日（〇）〇時～〇時
〇〇〇（場所）
面接のお時間をいただきましたこと、大変ありがたく思っております。
当日は、何卒よろしくお願い申し上げます。
—————————————————
山田 太郎（Yamada Taro ）
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科
携帯番号：090-××××-××××
メール：t-yamada@〇〇.ne.jp
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メール1つ送る時にも細心の注意を払おう
今回は就活における日程調整メールのポイントや例文について紹介しました。
企業の採用担当者は就活生の人間性を主に見ているため、メール1つでもマイナスな印象は与えたくないところです。
また、丁寧な言葉づかいをしすぎるあまり、内容が分かりにくくなってしまうことも少なくありません。
相手の見やすさを意識しながら的確に要点を伝えられるように、事前にテンプレートの準備をしておきましょう。
