会社説明会の参加申し込みメールの書き方は？例文付きで詳しく紹介

就活の際、企業研究の一つとして重要なのが会社説明会への参加です。しかし、

「会社説明会のときの申し込みメールの書き方はどのようにすればよいのだろうか？」

「会社説明会申し込みメールで、注意しなければいけないことはどのようなことだろう？」

そんな不安や疑問をお持ちの方も多いことでしょう。

会社説明会の申し込みメール一つとっても、その人の人柄や気の配り方などが見えてしまうため、しっかり注意したいものです。

そこで当記事では、会社説明会の参加申し込みメールの書き方を例文付きで詳しく解説します。

会社説明会の案内メールが届いたらやるべきこと

就活期に入ると、様々な企業や就活サイト、主催者などから会社説明会の案内メールが届きます。

就活の準備段段階では、なるべく多くの会社説明会に参加したいところですが、人によってはすべて参加しきれない数の案内メールが届くため、まずは自分が働いてみたい業界、企業、職種などを大まかに絞り、自分の興味のないところや必要ない会社説明会はできるだけ絞るようにしましょう。

会社説明会の参加申し込みメールを送るときのポイント

会社説明会に参加するためには、その意思を伝えるべく、自分でその企業へメールを送らなければなりません。

ただ「会社説明会への参加を希望します」だけでは、ビジネスマナーがわかっていないと判断されてしまうため、基本的なビジネスメールのマナーやポイントをおさえる必要があります。

なるべく早めに返信する

会社説明会の案内メールを受け取ったら、なるべく迅速に返信しましょう。

何日も経ってから送ってしまうと、対応力を疑われてしまうこともあります。

また、実際のビジネスシーンではメールの返信に遅れただけで、仕事を取り逃がしてしまうこともあり、「入社しても対応が遅いのではないか？」と思われないよう、できるだけスピーディーに返信することが重要になります。

案内をもらってから24時間以内を目安に考えるとよいでしょう。

なお、メール送信時間は相手企業の営業時間内が理想です。

あまりに早朝や深夜では、生活習慣に疑問を持たれてしまうため注意しましょう。

返信不要の場合は送信しない

会社説明会の案内メールによっては、「返信不要」と記載されているものもあります。

このような案内メールは説明会自体が大規模であることが多く、採用担当者や主催者が一人一人の就活生からのメールに対応しきれないため「返信不要」としています。

このように「返信不要」と記載されているものは、返信するとかえって迷惑になるため、絶対に送信しないようにしましょう。

就活用のメールアドレスを使用する

就活中に届くメールは膨大になることもあります。

友人やその他プライベートで使用しているアドレスではなく、就活用にメールアドレスを作り、それを企業ごとにファイルで整理するなどして、わかりやすく管理するとよいでしょう。

おすすめの一つとして挙げるのが大学のメールアドレスです。

アドレスに大学名を含んでいる場合が大半なので、採用担当者にもわかりやすくなります。

次に二つ目がフリーメールです。

こちらは簡単に作ることができますが、アドレス名をあまりくだけたものにしすぎてしまうとマイナス印象となるため注意しましょう。

誤字脱字に注意する

会社説明会の参加申し込みメールに限らず、就活中に行う企業へのメールや投函する手紙や書類などは、誤字脱字がないか必ず確認してから送りましょう。

誤字脱字が目立つメール等を採用担当者に送ってしまうと、相手にストレスを与えるばかりでなく、「注意力散漫なのではないか？」といった印象を与えてしまいます。

特に宛名や参加日時等を間違えてしまうと、トラブルの原因になってしまうため、細心の注意が必要です。

会社説明会の参加申し込みメールを作成する際の注意点

会社説明会の参加申し込みメールを作成する際のポイントは、案内メールをいただいたことに対するお礼と、参加の意思を文面に入れることです。

さらに以下が作成にあたっての具体的な注意点となります。

わかりやすい件名にする

件名なしで送ってしまうのはビジネスマナー違反であると同時に、企業側も迷惑メールとして警戒し、開いてもらえない可能性もあるため、絶対にやめましょう。

件名はわかりやすく「説明会ご連絡の御礼（〇〇大学〇〇学部・氏名）」などにするか、企業からもらった案内メールの件名を変えずにそのまま「Re：」と表示させて送ってもよいでしょう。

宛名には注意する

宛名の書き方として、以下がポイントになります。

また、企業名・部署名と人物を宛名とする場合、御中と様を合わせて使うことはありません。

例えば、「総務部人事課御中　採用ご担当〇〇様」ではなく、「総務部人事課　採用ご担当〇〇様」となります。

主旨を簡潔にする

会社説明の参加申し込みメールは、あまりダラダラと書いても採用担当者が読みづらくなってしまいます。

前述のように、ポイントは案内メールをいただいたことに対するお礼と、参加の意思となるため、主旨を簡潔にまとめて書きましょう。

最後に必ず署名を書く

会社説明の参加申し込みメールの最後には、必ず署名を忘れずに書きましょう。

基本的な署名の記載順は、

となります。

メール記載者が誰なのか、そして、連絡を取りたい場合の手段を記載するのはビジネスメールマナーの基本となることを認識しておきましょう。

会社説明会の参加意思を伝えるメールの例文

就活中は企業に対し、メールを送る機会がとても増えます。

ビジネスマナーに従って作成することはもちろんですが、丁寧な言葉遣いや誤字脱字が絶対にないよう、メールを送る前に必ずチェックしてから送るようにしましょう。

参加申し込み例文

案内メールへの返信例文

まとめ

会社説明会の参加申し込みメールを作成する際のポイントは、案内メールをいただいたことに対するお礼と、参加の意思を文面に入れることです。

また、件名はわかりやすくし、宛名の「御中」「様」の使い方に注意しましょう。

そして、主旨はわかりやすく簡潔にまとめ、最後に署名を忘れずに記しましょう。