インターンに参加しようと申し込んだものの、当日の予定が合わず、やむなく欠席せざるを得なくなることもあります。「欠席しなきゃいけなくなった際、どう対応すれば良いのだろう」と不安になる就活生もいるでしょう。ここでは、インターンに欠席する場合のマナーやメール文について解説していきます。思わぬところで企業側へ悪い印象を与えてしまうことのないよう、正しい欠席マナーをしっかりと身に付けておくようにしましょう。
原則、欠席はするべきではない
まず大前提ですが、基本的には一度申し込んだインターンは欠席するべきではありません。インターンによっては定員を設けており、定員超過により申し込みができなかった学生もいるかもしれません。欠席人数が一定数いるようであれば、企業も再募集を行うでしょうが、その場合も余計な手間と時間がかかってしまいます。
もちろんやむを得ない事情や急な体調不良は予期することも難しく、そのような場合は欠席せざるを得ないでしょう。しかしそのような事態ではない場合には、申込時にしっかりとスケジュールを確認し、確実に参加できると思われる日程に申し込むようにしましょう。
ドタキャンはNG
上述のとおり、やむを得ない事情により急遽欠席せざるを得なくなる可能性はゼロではありません。しかしその場合でもドタキャンはNGです。ドタキャンしてしまうと、「会場に向かう途中で事故などに巻き込まれてしまわないか」等、企業の方に不要な心配をかけてしまうことになります。また、「報連相をしっかりと行うことができない人なんだな」と悪い印象を与えてしまう恐れもあります。
その企業を志望するのであれば、ここで与えたマイナスの印象が致命傷になってしまう恐れもあります。面倒と思うかもしれませんが、報連相は社会人としての基本になります。やむを得ず欠席する場合には、速やかに担当の方に連絡するようにしましょう。
欠席連絡は電話orメール？
欠席連絡をする際、「電話とメールどちらで連絡するべきなのか」と迷う就活生もいることでしょう。ここでは、欠席連絡のマナーについて解説していきます。シチュエーションに応じて電話とメールを使い分けることが必要になります。今のうちにしっかりと押さえておきましょう。
直前の欠席連絡は電話で
欠席連絡をする際、「電話とメールどちらで連絡するべきなのか」と迷う就活生もいることでしょう。当日、前日など直前のキャンセルで、担当者の方の電話番号がわかるのであれば、直前のキャンセル分については電話で直接欠席連絡を行うことが好ましいです。なぜなら、メールで送ったとしても、直前の場合はそのメールに気づいてもらえない可能性があるからです。せっかく丁寧に文章を作成し、メールを送ったとしても見てもらえなかったのでは非常にもったいないです。
またメールに気づいてもらえなかったがために、不要な心配をおかけしてしまう可能性もあります。そのようなことにならないよう、直前のキャンセルの場合は極力電話で連絡をするようにしましょう。
直前でなければメールでOK
直前の連絡ではない場合、電話ではなくメールでの連絡で問題ありません。むしろ、企業の方々は日々忙しく仕事をしていて、急な電話対応が難しい可能性もあります。急ぎの連絡でない場合にはメールで連絡をする方が好ましいと言えるのです。メールで連絡する際のポイントについては、後述のとおりです。しっかりとポイントを押さえて印象の良いメールを送るようにしましょう。
欠席連絡のポイント
では、欠席連絡をする際、どのような点に気をつけて連絡をするべきなのでしょうか。ここからは、欠席連絡をする際のポイントを解説していきます。欠席連絡で礼儀を欠いてしまうと、非常に悪い印象を持たれてしまう可能性があります。ポイントをしっかりと押さえ、不要な減点を受けないよう、注意して連絡するようにしましょう。
まずは欠席しなければならないことを詫びる
まず始めに、欠席しなければならなくなってしまったことをお詫びしましょう。インターンによっては参加可能な人数に上限を設けており、先着順で参加者を制限しているところもあります。あなたが申し込んだことで本当に参加したいと思っていた人が定員に引っかかり、申し込むことができなかった可能性もあるのです。
また企業にとって、直前にキャンセルされるのは気持ちの良いものではありません。大きく心証を損ねてしまう恐れもあり、もしその企業の選考に参加することを希望するのであれば、足枷になってしまう恐れもあるのです。まずは欠席せざるを得なくなってしまった無礼をしっかりとお詫びするようにしましょう。
欠席しなければならない理由を簡潔かつわかりやすく伝える
次に、欠席せざるを得なくなった理由を簡潔かつ分かりやすく説明しましょう。何も説明なく、ただ欠席する事実だけを伝えてしまった場合、「今頃になって欠席の連絡をしてくるということは、スケジュール管理をしっかりと行うことができない人なんだな」とマイナスの印象を与えてしまう恐れがあります。必ず理由を添えて、お詫びするようにすることが大切です。
理由については、簡潔かつわかりやすく伝えることを意識しましょう。ご家族の体調不良などが理由の場合、具体的な内容まで伝えなくても大丈夫です。「急な家庭の事情により」と簡潔に伝えることで、企業側も納得してくれるでしょう。
次回インターンへの参加意欲を伝える
最後に、インターンが複数回開催されているのであれば、次回インターンへの参加意欲を伝えるようにしましょう。単に欠席連絡をするだけでは、「結局直前になって行くのが面倒になっただけなのでは」と謝ったイメージを持たれてしまう恐れがあります。あくまでも不可抗力により欠席せざるを得ず、インターンにぜひ参加したいと思っていることをしっかりと伝えることで、そのような誤解によりマイナスの印象を持たれてしまうリスクを回避することが可能になるのです。
欠席連絡メールの例文
最後に、企業への欠席連絡の例文を紹介します。ここまで説明してきたポイントと例文を踏まえ、万が一欠席せざるを得なくなってしまった際に適切な対応をとることができるよう、しっかりと頭にいれておきましょう。
○/○開催のインターンに申し込みをさせていただいておりましたが、家庭の事情により急遽、参加することが難しくなってしまいました。開催直前のご連絡となり、誠に申し訳ございません。勝手申して大変恐縮なのですが、次回開催の機会がありましたら、改めて申し込みをさせていただけますと幸いです。引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
まとめ
ここまで、インターンを欠席せざるを得なくなってしまった場合の対応方法について解説してきました。 インターンは社会人として働くことについて体験することができる貴重な機会であり、また業界研究、企業研究という面でも非常に有効な機会となるため、申し込んだのであれば、出来る限り参加することが好ましいです。
しかしそうは言っても、ご家族の体調不良等、予期せぬ事態によりやむなく欠席せざるを得なくなる可能性もあります。そのような際にビジネスマナーをわきまえ、正しい手続きを経て欠席しなければ、思わぬところで悪い印象を企業の担当者の方に与えてしまう恐れがあります。欠席連絡のポイントをしっかりと押さえ、いざというときに対応することができるようにしておきましょう。
