会社説明会に参加する際、当たり前のことですが遅刻するのはNGです。
しかし、「そうかと言って早く着きすぎても時間を持て余すし」と到着時間について悩む就活生もいることでしょう。
会社説明会では何分前を目安に会場に到着するのが良いのでしょうか。
ここでは、会社説明会における到着時間に関するマナーと、万が一開始時刻に遅れてしまった場合の対応等について解説していきます。
時間の管理はビジネスマンの基本であり、無断での遅刻等はそれだけで悪い印象を与えかねません。
つまらないところでマイナスの印象を与えてしまわないよう、しっかりと学んでおきましょう。
遅刻してしまった場合のリスク
まず遅刻してしまうことに伴うリスクについて説明していきます。
遅刻にはリスクが伴うことを肝に銘じておきましょう。
心象が悪くなる
遅刻してしまうことで、採用担当者の心象が悪くなる恐れがあります。社会人になると打ち合わせや会議など、複数人で集まる機会が多々ありますが、原則として5分前行動を心がけることがマナーだと言われています。
1人の遅刻により会議等の進捗が遅れ、その後のスケジュールに影響が出てしまわないようにするためです。
営業担当者の場合、取引先の玄関前に5〜10分前を目安に到着し、待ち合わせ時間になるまでその場で待機しておくことも多くあります。
自分の遅刻により、相手先に迷惑をかけないようにするためです。
社会人にとって、それだけ時間は貴重なものなのです。
重要な説明を聞き逃してしまう
遅刻してしまうと、大事な部分を聞き逃してしまう恐れがあります。
説明会は遅刻者の有無にかかわらず、定刻になるとスタートします。
開始時間をずらすと、その後のスケジュールにも支障が出てしまうため、遅刻した人への配慮等は特段行っていないのです。
自分が特に聞きたいと思っていた内容が、説明会の序盤で説明されてしまう可能性もあります。
遅刻したことで、最も重要な事項を聞き逃してしまう恐れがあるのです。
また、遅れて入室すると着席後すぐには気持ちも落ち着かず、説明会の内容が頭に入りづらくなります。
そのタイミングで重要な説明があった場合、聞き漏らしてしまう恐れもあるでしょう。
このように、せっかく説明会に参加したとしても、遅刻してしまうことで、説明会の機会を上手く活用できなくなってしまう可能性があるのです。
20~30分前を目安に到着しよう
では具体的に、何分前に会場へ到着するのが良いのでしょうか。
一般的には20〜30分前を目安に会場に到着するのが良いと言われています。
20〜30分前に到着すれば、事前にお手洗いを済ませることも出来ますし、開始までに気持ちを落ち着ける余裕も十分にあります。
また当日、公共交通機関に遅延が発生する可能性もありますが、20〜30分余裕をもって出発していれば、仮に若干の遅延があったとしても、開始時刻に間に合う可能性は高いです。
あまりに早く着き過ぎるのは、準備している企業側の方々にプレッシャーを与えてしまうことになるので、あまり好ましくありません。
もし30分以上前に到着してしまいそうな場合には、会場付近で少し時間を潰し、その後会場へ向かうようにしましょう。
万が一遅れてしまう場合はどうするか
ここまで遅刻することのリスク、好ましい到着時刻について説明してきました。
しかし、実際には公共交通機関の遅延等により、やむなく遅刻してしまう可能性もあります。
もし遅刻してしまいそうな場合はどう対応すれば良いのでしょうか。
ここからは、不可抗力で遅刻してしまう場合の対応策について解説していきます。
いざという時に焦らないよう、今のうちに理解を深めておきましょう。
遅刻の可能性が生じた段階で早めに連絡する
遅刻する可能性が少しでも生じた時点で、まずは採用担当者へ連絡し、指示を仰ぐようにしましょう。
他の就活生の集中を妨げないために、説明会によっては途中参加を一切認めないこともあります。
そのため、少しでも遅刻しそうな場合は、事前に相談するのが賢明だと言えるのです。
また、有事の際の「報連相」は社会人の基本です。
連絡なく遅刻すると、「マナーがなっていない」と悪い印象を持たれてしまう可能性もあるのです。
遅刻の可能性が出た場合は、まず先方へ連絡し、その上で会場へ向かうようにしましょう。
終了後に遅刻のお詫びをする
会社説明会終了後、採用担当者の方に遅刻した旨のお詫びをしましょう。
遅刻したことにより、説明会の進行の妨げになってしまった可能性があります。
また、進行に支障が無かったとしても、決められた時間通りに行動することは社会人としてのマナーであり、しっかりと反省の弁を伝えることが重要なのです。
伝えるタイミングは、採用担当者の方の様子を見てから判断するのが賢明です。
会社説明会終了後は質問対応や片付けなど、忙しくされているかもしれません。
忙しくされている中、割って入るのはNGです。
タイミングを見計らって、手が空いているタイミングにお声がけするようにしましょう。
お詫びはメールでもOK
もし説明会終了後、慌ただしくされていて、なかなか声をかけるタイミングが見つけられなかった場合には、後ほどメールで反省の気持ちをお伝えするのもOKです。
可能であれば直接お話しするのが好ましいですが、慌ただしくされている場合は、かえって迷惑に思われてしまうかもしれません。
通常、複数人の採用担当者が説明会の運営に携わっているため、声をかけるタイミングは見つけられると思いますが、万が一タイミングが見つけられなかった場合は、無理にお声がけするのではなく、メールを活用するようにしましょう。
会社説明会終了までに間に合わない場合はどうする
遅刻の可能性が生じた場合には、早めに連絡することが重要である旨、ここまで解説してきました。
では、もし不可抗力により説明会終了までに到着できないとなった場合はどのように対応すれば良いのでしょうか。
ここからは当日急遽欠席せざるを得なくなってしまった場合の対応について解説していきます。
無断欠席はNG
まず大前提として、無断欠席は絶対にしないでください。
「選考ではないし、別にわざわざ連絡しなくても良いのではないか」と思う方もいるかもしれません。
しかし通常、会社説明会は採用担当者が中心となり、開催されます。
会社説明会を担当される方々は、その後の選考にも携わる可能性が高いのです。
たしかに会社説明会の無断欠席が選考に直結することは基本的には無いと思います。
しかし、採用担当者の心象に少なからず影響を与えてしまうでしょう。
もしその企業の志望度が高く、選考に進もうと考えているのであれば、無断欠席はせず、きちんと連絡を入れるのが賢明です。
採用担当者へ連絡し、指示を仰ぐ
間に合わないことが分かった時点で、改めて採用担当者へ連絡し、指示を仰ぐようにしましょう。
会社説明会を複数回実施する予定なのであれば、他日程に回してもらえるかもしれません。
改めて事情を説明し、謝罪した上で、他日程での参加をお願いしてみましょう。
別に機会を設けるのは難しいと断られてしまった場合には、気持ちを切り替え、別の方法で企業研究を進めるようにしましょう。
働いている人の生の声を聴くという点で言えば、OB・OG訪問も貴重な経験になります。
あまりしつこく食い下がると悪い印象を与えかねませんので、断られてしまった場合には、素直に受け止め、気持ちを切り替えるようにしましょう。
まとめ
会社説明会には何分前に到着するべきなのか、そして万が一遅刻してしまう場合にはどのように対応すればよいのか、をここまで解説してきました。
多くの就活生が時間通りに集合する中で遅刻してしまうと、嫌でも採用担当者の印象に残ってしまいます。
自身が集中して説明会に臨めるようにするためにも、時間に余裕を持って会場に到着することは非常に重要なことなのです。
早く着きすぎたとしても、近くのカフェ等で業界研究をしたり、エントリーシートを作成したり、時間を有効に活用することは出来ます。
遅刻しそうになってバタバタするぐらいなら、早めに出発して時間を有意義に活用するようにしましょう。
