がんばって手にした内々定通知でも、例えば、第一希望の企業からも内々定通知が来たなど、場合によっては辞退せざるを得ないこともあります。しかし、
「内々定辞退はいつまでに連絡しなければいけないのだろうか？」
「内々定を辞退する際、どんなマナーに注意しなければいけないのだろうか？」
そんな不安や疑問をお持ちの方も多いことでしょう。
せっかくもらった内々定通知だけに、辞退するときは慎重に連絡したいものです。
そこで当記事では、内々定を辞退する際の期限やマナーについて解説します。
内々定と内定はどう違うのか？
そもそも内々定と内定はどのように違うのでしょうか？
まず、内々定は企業が就活生に対し、採用の意思があることを通知するもので、電話や口頭、メールなどの手段を用いて伝えます。
内々定では企業と就活生との間に労働契約は結ばれてはいないため、いわば、口約束の状態であり、法的な拘束力は発生しません。
一方、内定は企業が就活生に対し、「内定通知」と「入社承諾書」を送ります。
そして、就活生がこの入社承諾書にサイン・捺印をし、これを企業が受け取った時点でお互いの労働契約が結ばれたことになります。
つまり、内定は内々定とは異なり、法的な拘束力が発生することを意味しています。
内々定は辞退できるのか？
結論からいえば、内々定は辞退できます。
内々定は、内定より前に企業から通知されるもので、就活生によっては複数の企業からもらっている人もいます。
そのようなとき、実際には入社する企業は1社に絞らなくてはならないため、内々定も辞退する必要があります。
前述の通り、内々定はあくまで企業と就活生との口約束であり、法的な拘束力は発生しません。
そのため、内々定を辞退することは問題なく、企業もこのことは理解しているからです。
内々定の辞退はいつまでが可能なのか？
内々定は企業によって、早ければ5月頃に出される場合もありますが、一般的には6月1日以降に出されます。
一方、内定の場合は日本経済団体連合会（経団連）が新卒採用のスケジュールを決めており、大手企業を中心にこの経団連のスケジュールにならって10月1日以降に出されることが一般的となっています。
どこの企業も自社が求める人材ニーズに合致した就活生に入社してもらいたいと考えているため、囲い込みを考えます。
つまり、10月1日以降まで正式な内定が出せないものの、優秀な人材をつないでおきたいといった思いから、内定よりも前に内々定を出しています。
内々定はいつまでに辞退しなければいけないといった明確な期限はありませんが、遅くても10月1日になる前には採用担当者に連絡すべきです。
10月1日以降、労働契約を結ぶ段階での辞退は企業に対し、迷惑をかけてしまうことになるからです。
内々定を辞退する際のマナー
なるべく早く連絡する
前述では「遅くても10月1日になる前には辞退すべき」としていますが、内々定を辞退する意思が固まった時点で、なるべく早めに採用担当者へ連絡した方がよいでしょう。
企業はその年ごとに採用予定人数を決めており、その人数に達するまでは採用活動を続けます。
早めに連絡すれば、企業も再び採用活動が行え、混乱させずに済むからです。
複数社から内々定をもらっていると、時間が許す限り検討したいため、結論を先延ばしにしてしまいがちですが、企業の採用活動にも配慮し、スピーディーな連絡を心がけましょう。
まずは電話で連絡する
内々定を採用担当者に連絡するのは、電話でもメールでも問題はありません。
しかし、メールの場合、複数の他のメールに埋もれてしまい、見落とされてしまったり、誤って削除されてしまうこともあります。
一方、電話は、これまでの採用試験でお世話になったことや内々定の評価をいただいたことに対する感謝の気持ち、また、せっかくもらった内々定を辞退してしまうことに対する謝罪の気持ちを直接話すことができます。
そのため、自分の気持ちをストレートに話せる電話の方がおすすめであるといえます。
しかし、電話の場合は、採用担当者が忙しい始業・終業前後やお昼の休憩時間は避けましょう。
また、メールの場合は「送信時間はあまり気にしなくてもよいのでは」と考えがちですが、早朝や深夜に送ったのでは生活習慣を疑われ、マイナスの印象を与えてしまいます。
そのため、メールの場合でも、企業の営業時間内に送るのが一般的なマナーです。
辞退の理由はなるべく正直に伝える
内々定辞退を連絡する際、企業の採用担当者によってはその理由を聞いてくる場合もあります。
理由について質問がない場合は、あえて自分から話す必要はありませんが、もし聞かれた場合はなるべく正直に伝えるのがよいでしょう。
企業も採用活動において、就活生の生の意見や感想を聞くことは重要と捉えており、今後の分析や改善にもつながるからです。
変な言い訳やウソを言っても、多くの就活生と接している採用担当者には見破られてしまいます。
入社企業と辞退する企業とが、取引関係がある場合もあります。
辞退連絡の際にマイナス印象を与えてしまい、入社後の仕事に悪影響を及ぼすこともあり得るため、辞退理由はなるべく正直に伝えることをおすすめします。
感謝と謝罪の気持ちは必ず伝える
「内々定を辞退させてください」だけでは、企業の採用担当者に対して失礼です。
企業によっては会社説明会や筆記試験、数回の面接など、採用活動に多くの時間やコストがかかっています。
また、内々定通知を出すにあたって、自分のことを評価してくれたという点も忘れてはいけません。
そのため、ここまでお世話になったことに対しての感謝の気持ちと、せっかくもらった内々定を辞退することへの謝罪の気持ちは、忘れずに必ず採用担当者へ伝えましょう。
内々定辞退を電話連絡する際のポイント
内定先を話す必要はない
前述のように、企業の採用担当者によっては内々定辞退の理由を聞いてくる場合もあります。
さらに、内定先についても聞かれることもあります。
辞退の理由はできるだけ正直に話した方がよいですが、内定先については必ずしも話す必要はありません。
「相手先の都合や守秘義務もありますので」といったように、ぼかしながら話すことも大切です。
採用担当者の言葉に動揺しすぎない
企業の採用担当者によっては、辞退を阻止するために、ハラスメントまがいの強い圧力をかけてきたりすることもあります。
一方、逆にやさしい言葉で寄り添い、話しも傾聴しながら「本当に残念である」ことを伝える人もいます。
入社は何がきっかけとなるかは人それぞれですが、採用担当者の言葉に動揺しすぎてしまい、自分のやりたいことや希望がブレてしまっては後悔してしまうことになるため、注意が必要です。
内々定辞退をメール連絡する際のポイント
ダラダラと書かない
内々定辞退をメールで連絡する際は、文章をダラダラと書くのではなく、結論から伝えることが重要になります。
採用担当者の中には他の業務と兼任している人も多く、あまりに長い文章のメールでは読むのにストレスを与えてしまいます。
メール前半を読んだだけでも主旨がわかるように書くのと同時に、件名も読んですぐに理解できるものにすることがポイントになります。
感謝と謝罪の気持ちは伝える
ダラダラと長文は書かないものの、ここまでお世話になったことに対しての感謝と、内々定を辞退することに対しての謝罪の気持ちは必ず書きましょう。
まとめ
内々定辞退はいつまで連絡しなければいけないといった明確な期限はありませんが、辞退の意思が固まった時点でなるべく早めに採用担当者へ伝えましょう。
内定の段階では、労働契約を結ぶことになるため、遅くても内定が通知される10月1日前には、辞退連絡をしておく必要があります。
また、辞退連絡の際はできるだけ正直に理由を話し、ここまでお世話になったことに対しての感謝と、内々定を辞退することに対しての謝罪の気持ちは必ず伝えるようにしましょう。
