一般的に、多くの企業では6月1日以降に内々定通知が出されます。しかし、このとき
「内々定の承諾を電話で行う際は、どのようなことを話せばよいのだろうか？」
「内々定の承諾を伝える際に注意すべきことはどのようなことなのだろうか？」
そんな不安や疑問をお持ちの方も多いことでしょう。
面接と同様、採用担当者と直接話しをするだけに、丁寧な対応で、マナーやルールを守ってしっかり伝えたいものです。
そこで当記事では、内々定承諾の電話をするときのマナーについて解説します。
内々定通知を待つ際の対応
最終面接が終わった後、どのタイミングで、またどんな手段で内々定通知があるかは企業によって異なります。
企業によっては採用結果の通知について、事前に日時指定で対応可能かどうかを確認される場合もありますが、突然通知されるというのが一般的です。
中には最終面接が行われたその日の夕方、内々定通知があったということもあるので、しっかりと対応したいものです。
そこで、最終面接が終わった後は、スマートフォンや携帯電話は必ず受電できるようにし、充電されているかどうかも必ず確認しておきましょう。
また、電話に出にくい環境にいたとしても、マナーモードやバイブレーションなどで、企業から電話があったことにすぐに気づけるようにしておきましょう。
内々定通知が来た際に取るべき行動
企業が内々定通知を電話でしてきた場合はそのまま電話で、また、内々定通知が企業からメールで届いた場合はメールでお礼を述べるのが一般的なマナーです。
企業によっては「内々定承諾書」を郵送で送ってくる場合もありますが、この場合は署名、捺印等を行い、添え状をつけて送り返しましょう。
内々定通知をもらい、入社の意思が固まっている場合は、電話にせよメールにせよ、早めにその意思を伝えましょう。
一方、他社の採用結果待ちなどですぐに承諾できない場合は、返事を保留することも可能なので、いつまでに返事をすることも含め、こちらの場合も早めに採用担当者へ連絡しましょう。
内々定承諾を伝える際のポイント
内々定承諾は電話、メールなどが主な連絡手段となりますが、伝える際のポイントはどちらも以下の通りとなります。
大学名など所属を伝える
電話でもメールでも、まず自分の名前や大学名・学部名はしっかりと伝えましょう。
名前だけ伝えても、企業の受付や採用担当者がわからないこともあるからです。
また、特に電話の場合は緊張することもあるため、所属を忘れずに伝えることを意識しながら話すようにしましょう。
電話はゆっくりハキハキ、メールは誤字脱字に注意する
電話で内々定承諾を伝える場合は早口にならず、ゆっくりと落ち着いて話しましょう。
また、暗いトーンでは相手にマイナス印象を与えてしまうため、明るくハキハキと話すことがポイントになります。
メールで内々定承諾を伝える場合は、送信する前に必ず、誤字脱字がないかをチェックしましょう。
誤字脱字があることに気づかずメールを送ってしまうと、相手に失礼な印象を与えてしまうため注意が必要です。
承諾の前にまずお礼を述べる
内々定承諾の連絡の場合、いきなり「お受けいたします」ではなく、まずは内々定通知をいただいたことに対し、お礼の気持ちを伝えましょう。
電話の場合は「この度いただいた内々定をありがたくお受けしたいと思い、お電話いたしました」などとなります。
次の段階の確認を行う
内々定承諾の連絡を行う際、最後に次の段階に向けて必要となる手続きの確認をしておきましょう。
例えば、提出すべき書類の有無や、ある場合はいつまでに提出しなければならないのかを確認します。
また、内々定を承諾せず、保留にしたい場合はその期間をいつまでにするのかを明確にしておきましょう。
内々定承諾の電話をするときのマナーは？
電話をする時間と場所に注意
- 企業から採用結果の電話がかかってきたが、タイミングが悪く、電話に出られなかった場合
- 内々定通知を受けていたものの、返事を一定期間保留にしていた場合
などは、こちらから採用担当者に電話をする必要があります。
このようなとき、まずは電話をする時間に注意しましょう。
- 始業後の30分～1時間
- 終業前の30分～1時間
- 12時～13時の昼休憩
時間は電話を避け、10時～12時、13時～17時に電話するようにしましょう。
メールで承諾の連絡をする際も「メールであれば何時に送ってもかまわないだろう」とは思わず、早朝や深夜は避けるようにしましょう。
あまりに早朝や深夜では生活習慣やマナーなどを疑われ、採用担当者にマイナス印象を与えてしまう場合もあるからです。
また、電話をする場合は移動中や騒音でうるさい場所は避け、できるだけ静かな場所から行うのがマナーとなります。
電話が繋がらない場合の対処
採用担当者が休みだった、または外出や出張でつながらないといった場合は、電話したことや、またあらためて電話する旨を電話を受け取った従業員に伝えましょう。
さらにメールで主旨を伝え、あらためて電話することを伝えておくとよいでしょう。
採用担当者によっては、折り返しの電話をくれる人もいます。
内々定承諾の電話の例文
お世話になります。
◯月◯日に内々定をいただきました、〇〇大学××学部の□□と申します。
採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか？
（採用担当者が出る）
お世話になります。
◯月◯日に内々定をいただきました、〇〇大学××学部の□□と申します。
この度は、内々定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
御社からの内々定をありがたくお受けさせていただきたいと思い、お電話いたしました。
入社後は、御社に貢献できるよう精一杯努めてまいりますので、ご指導の程よろしくお願いいたします。
一つお伺いしたいのですが、今後必要な手続きなどはございますでしょうか。
（担当者からの回答後）
承知しました。
この度はお忙しい中ありがとうございました。
今後ともよろしくお願いいたします。
失礼いたします。
内々定保留の場合の電話例文
お世話になります。
◯月◯日に内々定をいただきました、〇〇大学××学部の□□と申します。
採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか？
（採用担当者が出る）
お世話になります。
◯月◯日に内々定をいただきました、〇〇大学××学部の□□と申します。
この度は、内々定のご連絡をいただき、ありがとうございました。
御社から高い評価をいただき誠に感謝しており、すぐにでも内々定のお返事をさせていただきたいのですが、現在他社の選考も予定されているため、◯月◯日まで返事を待っていただくことは可能でしょうか？
人生を左右する決断となるため、慎重に考えた上で判断したいと考えています。
大変恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
失礼いたします。
内々定辞退の場合の電話例文
お世話になります。
◯月◯日に内々定をいただきました、〇〇大学××学部の□□と申します。
採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか？
（採用担当者が出る）
お世話になります。
◯月◯日に内々定をいただきました、〇〇大学××学部の□□と申します。
この度は、内々定のご連絡をいただき、ありがとうございました。
大変心苦しいのですが、御社の内々定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
（理由を質問される）
他社からの内々定の通知をいただき、自分の適性や能力を検討したところ、その会社とのご縁を感じ、このように判断いたしました。
（担当者からの返答後）
御社には多大なご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ありませんでした。
失礼いたします。
まとめ
内々定承諾の電話をする際は、採用担当者の忙しい時間は避け、できるだけ静かな場所から行ないましょう。
また、大学・学部名など所属を伝えた上で、ゆっくりハキハキと伝えることがポイントになります。
承諾の前にまず、内々定通知のお礼を述べ、入社する意思があることを伝えます。
さらに、次の段階へ進むにあたって提出すべき書類があるか、必要な手続きがあるかどうかを確認しましょう。
