就活には様々な準備が必要です。
まずは自分に対して、強みや性格、価値観などを把握するために自己分析が重要になります。
そして、働く環境を知るために、業界や企業研究も必要になります。
企業研究の手段には希望する企業のホームページを調べたり、OB・OG訪問、インターンシップなどが挙げられますが、会社説明会への参加もとても意義があります。しかし、
「受付で何と言って挨拶すればよいのだろう？」
「会社説明会で注意することって、どんなことだろう？」
そんな疑問や不安をお持ちの方も多いことでしょう。
そこで当記事では、会社説明会の受付での挨拶の仕方や受付マナーなどを解説します。
会社説明会に参加するための事前準備
予約時の受付票は忘れない
企業によって、会社説明会の予約時に受付票を発行する場合があります。
受付票は各社で形式が異なりますが、
・紙の受付票
・メールで添付された受付票を自分で印刷して持参
・メールそのものが受付票
などがあり、忘れてしまうと会社説明会に参加できない場合もあるため注意しましょう。
受付票を忘れても、会社説明会に参加させてくれる企業もありますが、けっして良い印象ではないため、しっかりとした事前確認が必要です。
必需品を忘れない
会社説明会には以下のものが必需品となります。
・筆記用具
・手帳やメモ帳
・印鑑
などです。
会社説明会では企業ホームページでは知ることのできない情報も得ることができるため、忘れずにメモを取らなければなりません。
さらに、今後の採用スケジュール等もその場で発表されることもあるため、予定を手帳などに書く必要があります。
メモやカレンダー機能はスマホにもありますが、会社説明会中にスマホをいじっているのはマイナス印象となるため、必ず手書きでメモを取るようにしましょう。
また、会社説明会では、企業によって交通費が支給されることもあります。
その際、受領印が必要になることもあるため、印鑑も忘れずに持っていくようにしましょう。
開催場所を調べておく
会社説明会は、企業本社で行われることが一般的ですが、けっしてその限りではないため注意しましょう。
例えば、支社・支店であったり、貸会議室のような場合もあります。
会社説明会の概要を示すメールなどに、開催場所が記載されているため、「企業本社だろう」といった思い込みは捨てて、必ず確認するようにしましょう。
そして、開催場所を確認したら、自宅から開催場所の最寄り駅までどのくらいかかるか調べ、遅刻しない電車に乗るためには何時に起床するべきかなど、逆算して行動予定を立てましょう。
また、不測の事態で電車が運休したり、遅延が生じる場合もあります。
別路線や他の交通機関を利用した場合なども想定して、事前に調べておくとよいでしょう。
採用試験に応募というわけではないにしろ、たとえ会社説明会でも遅刻は採用担当者にマイナス印象を与えてしまいます。
つまらぬことで印象を悪くしないよう、できる準備は万全にしてのぞみましょう。
会社説明会当日に注意すべきこと
受付時間の前に到着する
企業の会社説明会によっては、会社説明会開始時間だけではなく、受付時間が連絡されている場合もあります。
会社説明会の規模によっては受付が混みあうこともあるため、受付時間の10～15分前には開催場所に到着しているようにしましょう。
ただし、あまり早く到着しすぎても会社側も対応に困るため、早すぎず遅すぎない到着時間を意識して行動しましょう。
遅刻の際は必ず連絡する
遅刻しないよう十分注意していたとしても、不測の事態からやむを得ず遅れてしまう場合もあります。
このようなときは、必ず採用担当者に電話で遅刻する旨とその理由をきちんと連絡しましょう。
連絡なしで無断で遅刻してしまうのは言語道断です。
一般的なマナーを疑われてしまうため、必ず連絡は必要です。
また、スマホから急いでメールという手段もありますが、採用担当者も会社説明会当日で忙しくバタバタしているため、メールに気づかない場合もあります。
メールを読んでいなければ、無断遅刻として扱われてしまうこともあり、印象が悪くなってしまうため、連絡は必ず電話で行なうようにしましょう。
会社説明会の受付で「こんにちは」はアリ？ナシ？注意すべき受付マナーとは？
元気に笑顔で挨拶する
企業の受付はその会社の顔であり、就活生との初めの接点となります。
このときに元気がなく、暗い表情、そして小声で挨拶してしまうと、マイナス印象になってしまい、それが採用担当者にも伝わると選考の際に不利になってしまうこともあります。
会社によっては、会社説明会の当日のみ、採用担当者が受付にいるときもあるので、明るく元気に笑顔で、大きな声で挨拶しましょう。
大きな声だけを意識し、顔は笑顔でないと、相手に威圧感を与えてしまいます。
大きな声と笑顔はワンセット、と意識して元気に挨拶しましょう。
「こんにちは」よりおすすめの言葉
会社説明会の受付で、挨拶の際に「こんにちは」と言っても、大きな問題はないでしょう。
ただし、業界や企業の風土にもよります。
平均年齢が若く、アットホームでフレンドリーな会社であれば、「こんにちは」と話しても違和感はありませんが、歴史があり、保守的な風土の会社の場合は特に、「こんにちは」は避け、「よろしくお願いいたします」と挨拶した方がよいでしょう。
要件は簡潔に話す
会社の受付では名前と要件を話す必要があります。
要件が的を得ず、長々と話してしまったり、逆に言葉足らずで何をしに来たのかわからないようだと、受付で迷惑をかけてしまいます。
「〇〇大学の△△と申します」
「本日、〇時から開催の会社説明会に参加するため伺いました」
など、要件を簡潔に話すと、その後の名簿チェックもスムーズに進みます。
お礼を忘れない
受付での名簿チェック後、入館証や説明会で使用する資料を渡されることもあります。
また、従業員や採用担当者から会場となる部屋まで案内されることもあります。
会社説明会とはいえ、緊張するのが当たり前であり、無口になってしまいがちですが、企業側のこのような応対に対し、きちんとお礼の気持ちを伝えることが大切です。
「ありがとうございます」といった言葉とともに、何かを受け取る際は両手で受け取るなど、些細なことにも気を配ると採用担当者に好感を持たれます。
開催場所に入館する前にコートは脱ぐ
春から夏にかけてが各社の面接ピーク時期となるため、会社説明会はそれより前の秋から冬場が多くなります。
そのため、防寒具を身につけ会社説明会の場所に向かうことになりますが、
・コート
・マフラー
・手袋
などは、入館前に脱ぎ、外すことがビジネスマナーとなります。
就活生の中には「寒いから」と防寒具を身につけたまま受付をする人も数多くいますが、マイナス評価につながる場合もあるため、注意が必要です。
まとめ
会社説明会には「受付票」の他、筆記用具やメモ帳、印鑑なども忘れずに持参しましょう。
また、遅刻しないように、事前に開催場所までどのくらい時間がかかるのか、また、不測の事態が起きた場合、他の交通機関はあるのかなど、よく調べておきましょう。
受付時の挨拶は「こんにちは」ではなく、「よろしくお願いします」が無難であり、笑顔で元気に大きな声で話すと印象もよくなります。
さらに、受付では要件を簡潔に話し、企業側の応対に必ずお礼の気持ちを伝えるようにしましょう。
